Come inserire velocemente nelle email testi precedentemente salvati utilizzando lo strumento Parti rapide di Outlook
Le parti rapide di Outlook sono fondamentalmente delle
librerie di contenuti (testo ed elementi grafici) che vengono
memorizzate e che possono essere
velocemente inserite nei messaggi di posta elettronica.
Pensiamo alle innumerevoli volte che in ambito aziendale vengono ripetute a
clienti o fornitori specifiche parti di testo (informazioni, dati di contatto,
presentazione dell'azienda o di un prodotto etc.) e al vantaggio di poterle
inserire come blocchi di testo all'interno delle email.
Questa funzionalità non è disponibile in altri client di posta ed è
stata introdotta da Microsoft nella versione 2007 e di fatto rappresenta una
valida e semplice alternativa all'organizzazione di una macro di testo. In questo tutorial viene spiegata l'impostazione e
l'organizzazione dello strumento Parti rapide di Outlook.
Applicazioni dello strumento parti rapide nelle email di Outlook
La Funzionalità Parti rapide, può essere applicata in
qualunque parte del documento e al suo interno può prevedere: Testo; Link;
Immagini; Forme; Oggetti; Tabelle e anche le Firme.
Non è
possibile gestire con le Parti rapide l'automatico inserimento di allegati.
DA NON FARE: Per quanto riguarda le Firme. Alcune persone gestiscono blocchi di testo sfruttando in maniera impropria lo strumento Firme. Si tratta di un utilizzo sbagliato delle strumento. Come vedremo, le Parti rapide permettono di creare e gestire in maniera molto più semplice e funzionale blocchi di testi.
Salvare un testo nella raccolta Parti rapide
Durante la scrittura di un un messaggio di posta, sulla barra multifunzione di Outlook, nella scheda Inserisci, è presente lo strumento Parti rapide. (Gruppo pulsanti Testo).
Per salvare un testo nella libreria delle Parti
rapide, e renderlo disponibili per successivi inserimenti nei messaggi di posta, è sufficiente
selezionare il testo e fare un clic sul pulsante Parti rapide.
Una Volta cliccato sul pulsante si apre un menu, in fondo al quale selezionare:
Salva selezione nella raccolta parti rapide...
Parti rapide: la Finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito
Cliccato sul pulsante Salva selezione nella raccolta parti
rapide, viene aperta la Finestra di dialogo Crea blocco predefinito, all'interno
della quale sarà possibile configurare: il nome del blocco di testo, la
categorizzazione, il percorso etc.
Passiamo ora a considerare gli elementi di configurazione.
Nome: è il nome che viene assegnato al Blocco
di testo. Per impostazione Outlook propone le prime parole del testo
selezionato.
Ovviamente questo nome provvisorio può essere confermato oppure rinominato, possibilmente
con un nome che ne identifichi il contenuto, per capire quali informazion verranno inserite nel
messaggio di posta
Raccolta: È possibile selezionare diverse gallerie in cui
salvare le voci, il consiglio è salvare i blocchi di testo proprio nella
raccolta Parti rapide.
Categorie: Le categorie di fatto rappresentano delle
sottocartelle che permettono di creare dei raggruppamenti (es. descrizioni di
prodotti o servizi; presentazione azienda; informazioni di contatto etc.), Basta
fare un clic sul pulsante a destra di Categoria e viene aperta la Finestra di
dialogo Crea un nuova categoria... (vedi immagine sottostante)
Descrizione: permette di creare una specie di
piccolo riassunto per descrivere il contenuto di un blocco di testo.
Si tratta comunque di una opzione facoltativa.
Salva in: permette di definire in quale modello deve essere salvato il
blocco di testo. Se
non sussistono ragioni particolari è conveniente non modificare il modello all'impostazione corrente
di Outlook: NormaeEmail.dotm
Inserisci opzioni: con queste opzioni è possibile definire come
i contenuti del blocco dovranno inserirsi nel messaggio di posta.
Inserimento delle Parti rapide nel documento di posta
Una volta create le librerie delle parti rapide, è possibile
usufruirne durante la scrittura di un documento di posta.
Basta fare un clic sul
pulsante Parti rapide e successivamente cliccare sul blocco di testo che si
vuole inserire nel documento.
Eliminare un blocco di testo dalla libreria parti rapide
Per gestire le parti rapide salvate nella libreria non è stato previsto
un pulsante per accedere direttamente alle modifiche.
Per intervenire in questo senso è
necessario accedere facendo un clic con il pulsante destro del mouse nella
finestra Generale e selezione
l'opzione Organizza ed elimina... Nella successiva Finestra
di dialogo è possibile intervenire per eliminare o modificare le
proprietà dei
blocchi di testo.
[Valter Borsato: Gennaio - 2021]