Come unire tabelle in Excel con gli strumenti di Power Query
Nella presente sezione viene spiegato come unire più tabelle in Excel utilizzando la potente funzionalità di Unione tabelle offerta dalla procedura guidata di Power Query.
La messa in relazione e unione di dati provenienti da più
tabelle non è sicuramente un'operazione agevole da svolgere in Excel, se non
ricorrendo a funzioni di Ricerca e riferimento quali: CONFRONTA e INDICE,
CERCA.VERT o la più recente Funzione CERCA.X
La procedura guidata offerta da Power Query può rivelarsi uno strumento relativamente semplice e veloce per unire due tabelle. Infatti, Power Query
è in grado di mettere in relazione e unire i dati presenti in due o più tabelle,
creando la corretta corrispondenza tra le informazioni presenti.
Power Query gestisce l'unione dei dati in modo efficiente
creando nuove tabelle
contenente i dati combinati.
Origine dei dati da unire
Per spiegare la proceduta guidata Unisci tabelle, partiamo dal considerare tre diverse tabelle basate su alcune colonne comuni id e settore (vedi immagine sottostante)
Prima di iniziare è consigliabile dare dei nomi descrittivi
alle tabelle al fine di renderne più facile il riconoscimento e la gestione
durante il processo di unione dei dati.
Non è necessario trasformare i dati in tabelle, potrebbero rimanere anche dei
semplici intervalli di dati. In questo caso è consigliabile creare degli
intervalli denominati, assegnando di fatto alle tabelle un nome di
riconoscimento.
Per l'esempio proposto le tre tabelle sono state rispettivamente denominate: nomi, anagrafica e stipendi.
Per un approfondimento sugli intervalli denominati si rimanda a: Intervalli denominati (Nomi definiti) cosa sono, come crearli e gestirli
1 - Creare connessioni Power Query
Al fine di evitare la duplicazione delle tabelle originali nella cartella di lavoro di Excel, è possibile creare connessioni e poi procedere all'unione tramite l'editor di Power Query.
Alla termine di questo processo verrà
caricata sul Foglio Excel solo la tabella con il risultato finale dell'unione dei dati.
Per creare la connessione, per tutte le tabelle, procedere una dopo l'altra nel seguente modo:
1) Selezionare la tabella (oppure selezionare una sola cella
qualsiasi della tabella stessa).
2) Sulla Barra multifunzione, nella scheda Dati, gruppo pulsante
Recupera e
trasforma dati. fare clic sul pulsante da Da Tabella/intervallo.
3) cliccato sul pulsante Da Tabella/intervallo si apre la
finestra dell'Editor di Power Query. Vedi immagine sottostante.
Nella barra del
titolo dell'Editor si legge il nome precedentemente assegnato alla tabella: "nomi".
Nella scheda File dell'Editor di Power Query, tutto a sinistra è disponibile il
pulsante Chiudi e carica.
Cliccando sulla freccia del pulsante vengono messe a disposizioni due opzioni
Chiudi e carica; Chiudi e carica in...
Cliccare sull'opzione Chiudi e carica in... per accedere
alla successiva finestra di dialogo Importa dati.
4) Nella finestra di dialogo Importa dati. Selezionare l'opzione Crea solo connessione e successivamente conferma cliccando sul pulsante Ok.
Selezionando Crea solo connessione, il Foglio di lavoro di Excel conterrà soltanto un riferimento all'origine dei dati. Le eventuali impostazioni e comandi che verranno effettuati con l'editor di Power Query verranno comunque memorizzati.
La connessione creata, verrà visualizzata nel riquadro Query e
connessioni presente in una colonna sul lato destro del foglio di lavoro (vedi
successiva immagine). In
questa sezione sarà possibile prendere visione di tutte le connessioni che cono
state create.
:: ATTENZIONE. L'operazione di Recupera e trasforma dati e la successiva
Crea
solo connessione va ripetuta per tutte le tabelle che si vogliono unire
(operazione di Data merging)
Una volta connesse tutte e tre le tabelle con cui si vuole
operare, nella finestra a lato sarà possibile prendere visione dell'elenco delle
connessioni create.
Aver attribuito un nome alle tabelle ovviamente ora aiuta nell'individuarle.
Qualora non
fossero coerentemente descritte, con un clic del pulsante destro del mouse è
comunque possibile rinominarle.
2 Unire i dati di due più connessioni in una unica tabella
Una volta create le connessioni, vediamo come passo per passo sia possibile collegare e unire in dati in esse contenuti.
1) Nella scheda Dati Foglio di lavoro di
Excel, nel gruppo pulsanti Recupera e trasforma dati, fare clic
su Recupera dati.
Nell'elenco a tendina delle operazioni disponibili, selezionare Combina
query e successivamente l'opzione Unisci.
(Vedi immagine di cui sotto).
Una volta cliccato su Unisci si apre la finestra di dialogo
Merge nella quale va selezionato
(1) il nome della prima
tabella all'interno di una menu a tendina che propone i nomi di tutte le tabelle
collegate.
(2) la colonna che si vuole mettere in relazione con la successiva
tabella.
(3) il nome della seconda tabella.
(4) il nome del campo colonna che si
vuole collegare alla prima.
(5) scegliere il tipo di Join (combinazione) che si vuole
applicare nel caso specifico Left Outer (tutte le righe della prima,
righe corrispondenti della seconda).
(6) Infine confermare tutte le impostazioni di cui sopra cliccando su OK.
Confermate con OK le impostazioni, viene aperto l'Editor di Power Query.
Power Query, nella sua finestra Anteprima dati, mette a disposizione i dati
contenuti nella prima delle due tabelle, con un aggiuntiva colonna finale
denominata con il nome della tabella collegata.
Questa colonna aggiuntiva non contiene valori, ma solo la generica descrizione
"Tabella" in tutte le celle.
::
Per prendere visione degli strumenti che l'Editor mette a disposizione:
Power Query: caratteristiche generali,
Editor e
introduzione alle funzionalità
3 - Selezionare le colonne da aggiungere alla prima tabella
Per collegare i dati contenuti nella tabella nomi alla prima tabella, cliccare sul pulsante a destra della intestazione nomi ( pulsante con le due frecce)
Per completare l'operazione di unione dei dati procedere con le seguenti azioni.
(1) Cliccare su pulsante con le due frecce a lato dell0intestazione della
colonna nomi.
(2) selezionare quali campi colonne si vogliono collegare. Nel
caso specifico dell'immagine sottostante è stato omesso il campo ID poichè già
presente nella prima tabelle, e sono stati selezionati i due campi Nome e
Settore.
(3) Lasciare selezionata l'opzione Usa il nome della colonna originale
come prefisso.
(4) confermare le opzioni cliccando su OK.
Confermato quali colonne si vogliono aggiungere, le colonne individuate verranno
aggiunte nella Anteprima dati di Power Query.
A questo punto qualora non si volessero collegare anche i dati presenti nella
terza tabella, il lavoro di unione (merge) è terminato.
Rimane da svolgere soltanto l'ultima
operazione, ovvero caricare i risultati sul foglio di Excel.
4 - Caricare il risultato finale sul Foglio di lavoro di Excel
Per caricare i dati collegati nell'Editor di Power Query sul Foglio di lavoro di Excel, nella scheda principale Home, aprire la tendina Chiudi e carica e cliccare su successivo omonimo pulsante.
Risultato finale dell'operazione, sarà il caricamento della nuova tabella sul Foglio di lavoro di Excel.
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[Valter Borsato: agosto - 2023 | Ultimo aggiornamento 01/10/2023]