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La convalida dati di Excel

La convalida dati è un eccellente strumento per controllare l'inserimento di valori (testo o numerici) in una cella. Attraverso la convalida dati è possibile la creazione di un elenco a discesa (menu a tendina), o l'impostazione di criteri logici quali maggiore di, minore di, che permettono di validare l'inserimento di una informazione numerica.
Nella presente nota verranno proposte due possibilità di convalida dati:
1) Organizzare un elenco a discesa.  
2) Limitare l'immissione di un numero definendone i valori massimi o minimi.

Organizzare un menu a discesa (elenco menu a tendina)

La creazione di un elenco a discesa può avere lo scopo di semplificare l'immissione di dati o limitare l'immissione a delle specifiche voci definite dall'utente.  Per impostare le voci che verranno visualizzate nell'elenco bisogna, dalla scheda Dati, scegliere la voce Convalida dati.  Si aprirà una finestra di dialogo composta di 3 schede.
Nella prima scheda (Impostazioni) aprire la tendina Consenti: e all'interno di questa scegliere la voce Elenco e imputare nel campo Origine quali saranno le voci che verranno visualizzate nell'elenco a discesa.

Excel | Convalida dati, creazione elenchi a discesa; finestra di dialogo.

E' possibile o digitare direttamente le voci, separandole da un punto e virgola, o importarle se queste fossero già presenti nel foglio di lavoro.

In alternativa all'imputare le voci, sempre nel campo Origine, utilizzando il pulsante sopra raffigurato, è possibile uscire momentaneamente dalla finestra di dialogo e selezionare l'area del foglio che contiene l'elenco per poi importarlo rientrando nella finestra di dialogo Convalida dati.

:: Se all'area del foglio di Excel che contiene l'elenco è stato assegnato un nome (es. lista) attraverso l'opzione Definisci nome (scheda Formule) è possibile nel campo Origine scrivere semplicemente =lista

L'elenco inserito nel campo Origine sarà disponibile tramite una tendina nella cella. L'utente potrà sceglie solo, fra le voci che lo compongono.

Limitare l'immissione di un numero, definendo valori massimi o minimi

Oltre alla creazione di elenchi, è possibile utilizzare la convalida dati per limitare l'immissione di valori definendo un limite massimo o minimo.
Ad esempio: vogliamo evitare la vendita di un numero di prodotti superiore alla quantità disponibile in magazzino.

Come nel caso dell'elenco, si parte dalla scheda Dati gruppo pulsanti Strumenti dati pulsante Convalida dati.
Nell'elenco consenti, deve essere selezionata l'opzione: Numero intero escludendo in questo modo l'imputazione di valori decimali.
A questo punto deve essere compilato il campo dati: definendo al suo interno il Criterio: "minore o uguale a" successivamente nel sottostante campo va definito il Valore massimo: =C2 (ovvero il dato numerico contenuto nella cella C2)

Excel | Convalida dati

La finestra di dialogo Convalida dati

Riassumendo: Criterio: numero intero; Dati: minore o uguale; Valore massimo =C2. (vedi figura sottostante). A questo punto nella cella C5 sarà possibile imputare solo valori minori o uguali al contenuto della cella C2 !

Excel | Convalida dati

Nella finestra di dialogo Convalida dati sono infine presenti altre due schede Messaggio di input e Messaggio di errore.
Nel Messaggio di input è possibile inserire un testo che verrà visualizzato all'interno di un riquadro giallo, come una specie di POST. La nota si renderà visibile quando verrà selezionata la cella, come nell'esempio dell'immagina di cui sopra.
Nella finestra Messaggio di errore è possibile scrivere il messaggio che verrà visualizzato e sceglie fra tre stili di messaggio di errore: interruzione; avviso e informazione.

Messaggi di errore Convalida dati

Interruzione: serve per impedire all'utente di immettere dati non validi in una cella e non è possibile procedere con inserimento di dati non validati dal controllo della convalida.
Avviso
: serve per avvertire che i dati immessi non sono validi, senza però impedire di immetterli. 
Quando viene visualizzato un messaggio di tipo Avviso, è possibile scegliere Sì per accettare l'immissione non valida, No per modificarla o Annulla per rimuoverla.
Informazione
: serve solo per avvisare che i dati immessi non sono validi, senza ulteriori controlli sull'inserimento. 

Excel: convalida dati | stile dei messaggi di errore

Atre opzioni offerte dalle convalide.
Qualsiasi valore: Questo tipo di convalida serve per poter inserire un messaggio di input, ma non permette di impostare vincoli nell'imputazione dati.
Numero intero: serve per impedire l'inserimento di cifre dopo la virgola, ossia soli numeri interi.
Decimale: è possibile l'inserimento di numeri decimale.
Limitare le date a un determinato intervallo, ad esempio è possibile specificare un intervallo di tempo compreso tra la data odierna e un certo numero di giorni successivi.
Limitare le ore a un determinato intervallo di tempo.
Limitare il numero di caratteri di testo.

Indice argomenti Correlati: La Convalida dati

01 - Convalida dati: Creazione elenchi a discesa
02 - Convalida dati: Menù dinamici (doppia tendina di selezione). La funzione INDIRETTO
03 - Convalida dati: Evitare il doppio inserimenti di dati in una colonna; inserire Funzioni di controllo nella Convalida dati

Indice Generale Argomenti: EXCEL - WORD & POWERPOINT