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Creare archivi in Excel e ordinare i dati

Dalla versione Office 2007 Microsoft ha migliorato e potenziato la possibilità di gestire in Excel data base anche complessi.
Nella suite Office di Microsoft il programma appositamente ideato per gestire e creare database è ACCESS, però non tutti considerano che anche con EXCEL è possibile creare dei sistemi di archiviazione dati molto efficienti.
Creare archivi ed operare successivamente con funzioni di ricerca e ordinamento dati, sono le operazioni fondamentali che possono essere svolte all'interno delle tabelle di Excel.
Nella presente sezione vengono presi in considerazione gli elementi di base degli archivi di Excel e alcune semplici funzioni di ricerca e ordinamento.

Gli Archivi in Excel - Introduzione generale

Con il termine database si caratterizzano grandi tabelle di dati strutturati contenenti informazioni omogenee.
Dalla versione 2007 la possibilità di gestire dei grandi database sono state notevolmente potenziate. Il Foglio di lavoro è passato dalla "sole" 65.000 righe circa della versione 2003 all'oltre un milione (1.048.576 per la precisione) di righe delle successive versioni, con la possibilità pertanto di organizzare e gestire archivi enormemente più grandi.

 

Organizzare un database in Excel

In un database, i dati sono registrati secondo una gerarchia: Tabella; ,intestazione dei Campi e infine i Record dei dati
Le Tabelle sono normalmente organizzate con una prima riga di intestazione che descrive il nome dei campi (Esempio: Nome; Via; CAP...)  immediatamente sotto, senza righe vuote, è possibile inserire i valori, ovvero i Record dei dati.
Il Record è quell'insieme di informazioni omogenee che comparato ad uno schedario cartaceo rappresenta la singola scheda di registrazione.

Excel  database | introduzione alle tabella e agli archivi: record - campo

:: In Excel tutte i comandi che caratterizzano e gestiscono le funzioni di database sono organizzati nella scheda DATI.

Excel  database | Barra multifunzione scheda Dati 

Struttura della tabella dell'archivio dati Excel

Nelle tabelle di Excel è importante tenere presente che l'insieme di tutti i dati devono essere aggregati e organizzati in righe e colonne contigue, NON devono esserci all'interno delle tabelle delle righe o delle colonne vuote!
La continuità di righe e colonne contenenti dei valori, senza interruzione, è l'elemento che permette ad Excel di individuare l'estensione stessa dell'archivio.
Questo modalità di aggregazione va considerata molto attentamente quando si organizzano delle tabelle sulle quali sarà necessario intervenire con funzioni di ricerca e ordinamento.
Se sul Foglio di lavoro fosse necessario imputare delle formule (es. una operazione di somma o di media) non devono essere posizionati a ridosso dell'ultima riga o colonna della tabella, poichè verrebbero considerati da Excel come un valore appartenente all'archivio.

Excel  database | Nelle tabelle non devono esserci righe o colonne vuote 

Ordinare velocemente i dati nelle tabelle di Excel

Se si seleziona una cella qualsiasi di una colonna, è possibile ottenere velocemente l'ordinamento (crescente o decrescente) cliccando sui pulsanti AZ e ZA collocati nel gruppo pulsanti Ordina e filtra della scheda Dati.

Excel database tabelle | gruppo pulsanti ordina e filtra 

La finestra di dialogo ordina

I comandi di ordinamento rappresenta uno degli elementi fondamentali dell'analisi dei dati di un archivio. Questi comandi permettono, ad esempio, di organizzare un elenco di nomi o di prodotti in ordine alfabetico.
Nelle versioni più recenti di Excel è possibile impostare l'ordine dei dati anche sulla base di alcune proprietà di una cella quali ad esempio il colore testo o dello sfondo.
Nella scheda Dati, gruppo pulsanti Ordina e filtra fare clic sul pulsante Ordina. Excel selezionerà tutti i record della tabella (escludendo la riga di intestazione) ed aprirà la finestra di dialogo Ordina. La finestra di dialogo in primo luogo definisce se la tabella ha o non ha una riga di intestazione. Per default nella finestra di dialogo Ordina, l'opzione Dati con intestazione è già selezionata.

Excel database | Finestra di dialogo ordina. Selezione Dati con riga di intestazione 

Se l'archivio ha una riga di intestazione nella voce Colonna è possibile scegliere l'intestazione del campo dati sulla base del quale deve essere riordinata la tabella.

Ordinare in valori sulla base del colore della cella, il colore del carattere o l'icona

Nella Finestra di dialogo, dopo aver impostato la colonna (campo) da ordinare, nel successivo menu Ordina in base a è possibile definire un criterio di ordinamento in funzione: dei valori contenuti nella cella; del colore della cella; del colore del carattere oppure dell'icona.
Per concludere, quale ultima impostazione, è necessario scegliere se l'ordinamento dei dati deve essere crescente o decrescente.

Excel database | Finestra di dialogo ordina. Ordinare i dati nell'archivio  

Ordinare i dati in base al colore

Scegliendo l'impostazione Ordina in base a Colore cella, nei successivi menu è possibile impostare il colore e la precedenza di ordinamento dall'alto o dal basso.

Excel database | Finestra di dialogo ordina. Ordinare i dati dell'archivio in funzione del colore cella 

Aggiungere un secondo livello di ordinamento dati

Una volta impostati i criteri è possibile aggiungere un secondo livello di ordinamento, che verrà considerato da Excel solo nel caso in cui per il precedente vi fossero più valori uguali.
Esempio: si potrebbe impostare l'ordinamento della tabella affinchè a parità di contenuto del campo Cognome venga considerato come secondo livello di ordinamento il campo Nome.

Excel database | Finestra di dialogo ordina. Aggiungere un secondo livello di ordinamento dati 

Raggruppare dati: utilizzare le strutture nei Fogli di lavoro di Excel

Il comando appartiene al più ampio argomento della creazione di strutture all'interno dei fogli di lavoro.
Alcune tabelle per le loro caratteristiche si prestano per applicare questo comando. Le strutture risultano molto utili per tutte quelle tabelle / report per le quali non è necessario che tutti i valori vengano visualizzati. Il gruppo pulsanti che gestisce queste operazioni è Struttura della scheda Dati.

Sia nell'ambito di un Subtotale, sia direttamente in una tabella, è possibile selezionare un gruppo di righe o colonne e scegliere successivamente Raggruppa. Sarà possibile all'interno di una finestra di dialogo sceglie l'opzione Righe o Colonne.
Il risultato, come visibile nella finestra sottostante è che sarà possibile attraverso il pulsante [-] comprimere le colonne, successivamente a questa operazione sarà visibile il pulsante [+] che renderà possibile la visualizzazione delle colonne precedentemente nascoste.

Excel raggruppare i dati nell'archivio 

 

 

Argomenti correlati: Creare e gestire Data Base con Excel
    5.1 - Archivi: Gli archivi (data base) in Excel. Ordinare e raggruppare dati
    5.2 - Archivi: La Funzione SUBTOTALE e il comando Subtotale della scheda DATI
    5.3 - Archivi: La Funzione AGGREGA
    5.4 - Archivi: Applicare Filtri agli archivi di Excel
    5.5 - Archivi: Le funzioni avanzate dei Filtri
    5.6 - Archivi: Creare Filtri personalizzati
    5.7 - Archivi: Le Funzioni database: DB.VALORI; DB.SOMMA; DB.MEDIA; DB.MAX; DB.MIN; DB.PRODOTTO etc.
    5.8 - Archivi: Il comando Consolida - Consolidare (unire) dati in Excel

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