www.valterborsato.it

Come consolidare dati in Excel

In Excel, tramite il comando Consolida, è possibile creare in un Foglio definito Master un report riassuntivo dei valori provenienti da più Fogli di lavoro o presenti in cartelle di lavoro diverse (File di Excel).
Consolidare i dati significa infatti unire in un unico Foglio di lavoro (ad esempio sommandoli) i valori provenienti da più Foglio della stesso File o da Fogli presenti in cartelle di lavoro diverse.
È possibile consolidare i dati in base alla categoria, oppure in base alla posizione.
Nel caso della categoria, verranno utilizzate le intestazioni di riga e di colonna quale riferimento per consolidare i dati della tabella. Questa possibilità torna particolarmente utile quando i dati nei Fogli di origine non sono inseriti negli stessi riferimenti di area.
Nel caso della posizione, non sarà invece necessario fare riferimento alle intestazioni, ma saranno i riferimenti di area ad indicare al comando Consolida quali valori dovranno essere considerati nell'operazione.
:: Il risultato finale di consolidare dei dati in base alle categorie, è i parte simile ad un report tabella Pivot. Nel foglio di lavoro Master è inoltre possibile aggregare le informazioni qualora fosse necessario.

Consolidare i dati in base alla categoria

Prendiamo in considerazione l'esempio raffigurato nell'immagine sottostante.
Si tratta di due Fogli di lavoro relativi a degli importi riferiti a due diverse annualità. Alcuni prodotti sono presenti in entrambi i Fogli di lavoro (alfa, beta, gamma e delta), mentre altri (espsilon e zeta) sono presenti solo in uno dei due Fogli Excel.
Con il comando Consolida di Excel, si vuole produrre in un unico Foglio Master, il risultato della somma delle voci presenti nei due Fogli di lavoro relativi all'anno 2016 e 2017.

Consolidare (unire) dati presenti in Fogli di lavoro diversi: esempio

Per consolidare i dati dei due Fogli di lavoro sopra raffigurati, è in primo luogo necessario creare un nuovo Foglio di lavoro (Master) all'interno del quale verranno unite le informazioni in questo nuovo Foglio di lavoro è possibile inserire le informazioni intestazione.
::  Consolidando i dati in base alla categoria, e selezionando le opzioni Riga superiore e Colonna sinistra (vedi la successiva spiegazione della finestra di dialogo Consolida) l'inserimento dell'intestazione, potrebbero essere omesse.

Consolidare (unire) dati presenti in Fogli di lavoro diversi: Foglio Master

Una volta selezionata la cella A1 del Foglio Master, nella scheda Dati della Barra Multifunzione, cliccare nel gruppo Strumenti Dati sul pulsante Consolida.

La Finestra di dialogo Consolida

Una volta cliccato sul pulsante Consolida, viene attivata l'omonima finestra di dialogo, che permette di specificare quali intervalli si vogliono considerare. All'interno delle finestra di dialogo Consolida, ci sono molti elementi che vanno attentamente considerati.

Consolidare (unire) dati presenti in Fogli di lavoro diversi: Finestra di dialogo Consolida

Funzione: in primo luogo è possibile impostare il tipo di calcolo che vogliamo applicare. Attraverso la tendina Funzione è possibile sceglie fra; Somma; Conteggio; Media; Max; Min; Prodotto; Conta numeri; Dev. standard; Dev. standard pop; Varianza; Varianza pop.
Riferimento: nel riferimento bisogna indicare l'area che si vuole unire attraverso il processo Consolida di Excel. Se si vuole consolidare i dati in base alla Categoria e non alla posizione sarà necessario selezionare l'area includendo le intestazioni di riga e colonna. Nel caso dell'immagina proposta all'inizio i questa sezione l'area sarà da A1 fino ad H6.

Consolidare (unire) dati presenti in Fogli di lavoro diversi: definire il Riferimento

Una volta selezionata l'are nella finestra di dialogo Consolida cliccare sul pulsante Aggiungi.
Aggiungi: ogni volta che viene selezionata una specifica area con aggiungi sarà possibile inserirla nel campo Tutti i riferimenti:
:: Opzioni importantissime. Se si vogliono importare anche le intestazioni dei dati è fondamentale selezionare le opzioni Usa etichette in Riga superiore e Colonna sinistra.
E' possibile automatizzare l’aggiornamento del foglio Master qualora su dovesse modificare qualche elemento nelle celle dei fogli precedenti. Per rendere il lavoro più veloce e immediato, è sufficiente spuntare la voce Crea collegamento con i dati originari presente nella finestra dell’azione Consolida.

Consolida dati Excel: risultato finale

Una volta impostata la Funzione Somma e aggiunti tutti i riferimenti, selezionato le opzioni usa etichette in riga superiore e colonna sinistra e spuntata la voce crea collegamento con i dati originali, il risultato finale è quanto raffigurato nella sottostante immagine.
I valori dei due Fogli vengono sommati in un unico Foglio Master.
Il comando Consolida, a sinistra delle intestazioni di riga, organizza una Barra dei raggruppamenti che permette di comprimere o esplodere le voci. Nel caso in cui alcune voce (alfa, beta, gamma e delta) presentano in entrambi i Fogli di lavoro dei valori questi sono stati sommati, nel caso invece delle voci delta e zeta e epsilon presenti in uno solo dei due fogli, queste vengono semplicemente riportate nel Foglio di finale.

Consolidare (unire) dati presenti in Fogli di lavoro diversi: Barra dei raggrupamenti

Consolidare dati provenienti da cartelle di lavoro diverse

Per consolidare in un Foglio di lavoro di Excel dati provenienti da più cartelle di lavoro, selezionare i riferimenti da aggiungere utilizzare il pulsante sfoglia per navigare nelle risorse di sistema. Il successivo processo di impostazione è simili al precedente esempio.

Consolidare (unire) dati presenti in Fogli di lavoro diversi: Sfoglia

Indice Generale Argomenti: EXCEL - WORD & POWERPOINT