Come creare e gestire le Tabelle di Excel
Una Tabella di Excel è rappresentata da un preciso intervallo di
celle del Foglio di lavoro contenente dei valori normalmente provvisti di una riga di intestazione.
Molto spesso si ritiene che i dati inseriti in un Foglio di lavoro di Excel
siano già essi stessi una tabella solamente per il fatto che i dati sono
organizzati in righe e colonne.
Frequentemente quella che si considera essere una tabella in realtà per
Excel è semplicemente un intervallo di dati. Questi intervalli dati
sono espressi in formato tabulare ma non sono una tabella.
Una tabella per Excel è un oggetto, che deve appositamente essere creato come tale
(scheda inserisci pulsante tabella), e che
nel suo insieme permette di gestire i dati garantendone
l'integrità in maniera indipendente dalle rimanenti informazioni presenti sul
Foglio di lavoro.
Le tabelle Excel sono state introdotto con la versione 2007 del programma quale
miglioramento della Funzionalità elenco presente nelle versioni precedenti.
In questo tutorial, viene definita la differenza fra una Tabella Excel e un intervallo di dati. Viene illustrato come creare una Tabella Excel, organizzarla, formattarla ed eventualmente eliminarla. Vengono presentate le proprietà che lo strumento Tabella mette a disposizione e vengono forniti una serie di spunti per sfruttarle nel miglior modo possibile.
Contenuti del Tutorial: Le tabelle di Excel
[01] - Differenza fra tabella e intervallo dati
[02] - Come creare una Tabella
[03] - Barra multifunzione di Excel: la scheda Struttura tabella
[04] -
Filtri Tabella Excel
[05] -
Espandere (ridimensionare) l'area dati della Tabella
[06] - Applicare uno stile
[07] -
Come rimuovere la formattazione Stile Tabella
[08] - Selezionare i dati della tabella con un clic del Mouse
[09] - Creare una riga totale in fondo alla Tabella
[10] -
Utilizzo delle Formule in una
Tabella.
[11] -
Analisi rapida delle Tabelle di Excel
[12] - Assegnare un nome alla Tabella
[13] - Cancellare il Formato tabella e Convertire l'elenco in un intervallo di dati
[14] - Approfondimenti sulle Tabelle di Excel
Differenza fra tabella e intervallo dati
Cosa identifica il termine Tabella Excel? E soprattutto, quali sono le differenze tra una Tabella Excel e un intervallo di dati?
Un intervallo di dati, è una matrice di valori inserita in un intervallo di celle di una pagina del Foglio di lavoro. Le informazioni imputate con questo modalità non prevedono specifici e particolari strumenti di gestione, e non sono garantite nella loro integrità, ovvero Excel non impedisce alcune operazioni di movimento dei dati che potrebbero danneggiare l'archivio.
Viceversa, una Tabella di Excel è un oggetto che deve essere appositamente creato, che implementa una specifica struttura e specifici strumenti di gestione. Inoltre, contrariamente all'intervallo dati, viene garantita l'integrità delle informazioni in esso contenute impedendo le operazioni che potrebbero creare danni all'archivio. La Tabella è un insieme di valori che risultano del tutto indipendenti dalle rimanenti informazioni presenti sul Foglio di lavoro.
Dal punto di vista grafico, nello screenshot sottostante, è possibile
considerare l'immediata differenza fra un intervallo dati e una tabella di
Excel.
Oltre alla diversa colorazione delle righe e alla disponibilità dei filtri,
l'elemento che caratterizza la tabella è la presenza in basso a destra di quel
piccolo triangolo verde che serve per modificare l'estensione della tabella
stessa.
Proprietà delle tabelle di Excel
Quando si crea una Tabella è possibile gestire e
analizzare i valori inseriti nella tabella in modo del tutto indipendente rispetto ai valori che si trovano
nella rimanente parte del Foglio di lavoro.
Vengono infatti automaticamente
applicati dei filtri alle colonne, è inoltre possibile assegnare un nome alla tabella, aggiungere una riga
finale con dei calcoli automatici e applicare specifici stili di formattazione.
Come creare una Tabella Excel
Sulla Barra Multifunzione nella Scheda Inserisci è presente il
gruppo pulsanti Tabelle.
Una volta selezionata una cella qualsiasi dell'elenco,
cliccare il pulsante Tabella oppure utilizzare la combinazioni dei tasti
CTRL+T
ATTENZIONE: non selezionare due o più celle.
Excel leggerebbe quelle due celle come una descrizione di un intervallo di dati
e di conseguenza creerebbe una tabella per solo questo riferimento.
Cliccato sul pulsante Tabella viene visualizzata la
finestra di dialogo Crea Tabella, nella quale deve essere specificata la posizione dei
dati sul Foglio di lavoro.
Se si è cliccato sul pulsante Tabella dopo aver selezionato
una cella qualsiasi dell'elenco, sarà automaticamente Excel ad estendere la
selezione a tutta l'area del Foglio di lavoro contenente i dati dell'elenco e a
inserire i riferimenti dell'area nella Finestra di dialogo Crea
tabella.
Tabella con o senza riga di intestazione
Per impostazione di default,
nella finestra di dialogo
Crea
tabella, è selezionata l'opzione
Tabella con intestazioni.
Se si toglie il simbolo di
spunta, nelle intestazioni della
Tabella vengono visualizzati dei nomi predefiniti
(Colonna1; Colonna2....) che
potranno comunque successivamente essere modificati digitando
una diversa intestazione.
Confermata la creazione della Tabella, viene applicata automaticamente una
formattazione che prevede una colorazione alternata delle righe per migliorare
la lettura delle informazioni.
Vengono inoltre automaticamente inseriti i
filtri sulle colonne.
La tabella inserita nel Foglio di lavoro è dinamica, ovvero riconosce come
appartenente alla tabella stessa eventuali nuove righe o colonne che dovessero essere
aggiunte, inoltre, in basso a destra è presente un triangolo verde che se
trascinato permette di espandere o ridefinire la dimensione della Tabella
stessa.
Barra multifunzione di Excel: la scheda Struttura tabella
Dopo aver creato la tabella, sulla Barra multifunzione viene organizzata la scheda Struttura tabella, questa scheda viene resa disponibile solo quando nella Tabella viene selezionata almeno una cella. In caso contrario la scheda contestuale Struttura tabella non viene visualizzata.
Le principali opzioni contenute nello scheda Struttura tabella sono:
Proprietà. In questo gruppo pulsanti è possibile rinominare la
tabella, e ridimensionare la tabella definendo un nuovo intervallo.
Strumenti. vengono messi a disposizioni alcuni comandi: quali
il passaggio ad una Analisi dati Pivot, la rimozione dei duplicati, la conversione in
intervallo (ovvero togliere le proprietà tabella per tornare ad un normale
intervallo di dati) ed infine l'inserimento dei filtri.
Dati tabella esterna. In questo gruppo pulsanti sono presenti i comandi per
esportare o importare dati da tabelle esterne.
Opzioni tabella. In questo gruppo di comandi è possibile
attivare o disattivare tutta una serie di proprietà che sono state
automaticamente assegnate con lo stile.
Esempio: includere od escludere la
formattazione della riga di intestazione, dell'ultima colonna, della colonna del
totale, oppure attivare o disattivare la presenza dei filtri piuttosto che la
riga del totale.
Stili tabella. In questa sezione viene messa a disposizione
una libreria di Stili tra cui scegliere. Una volta aperto l'intero elenco
disponibile
è sufficiente posizionare il mouse sopra uno stile per vedere
automaticamente applica l’anteprima sulla Tabella del Foglio di lavoro.
Per assegnare uno stile alla tabella è
sufficiente un solo clic con il mouse.
Filtri tabella Excel
Appena creata una Tabella, sulla riga delle intestazioni delle
colonne vengono automaticamente
organizzati i comandi per i Filtri.
Applicando le opzione dei filtri
alle informazioni contenute
nella tabella, è possibile trovare rapidamente i valori. Un filtro
infatti consente di definire i valori che si desiderano visualizzare, o
viceversa quelli che si desiderano escludere.
È possibile applicare il filtro
a una colonna della tabella o
contemporaneamente a più colonne
di dati.
Per informazioni generali e
approfondimenti sulle
opportunità e impostazioni dei filtri si
rimanda alla specifica sezione:
Applicare Filtri automatici nelle tabelle di Excel
Espandere (ridimensionare) l'area dati della Tabella
Per ampliare l'area dati interessata
alle proprietà Tabella,
nell'angolo in basso a destra dell'ultima cella è presente un triangolo
verde. È possibile
trascinare questo triangolo con il mouse per
ridefinire le dimensioni della tabella includendo od escludendo righe e colonne.
Se invece si volesse aggiungere
una nuova riga di dati, selezionata l'ultima cella in
basso a destra, è sufficiente
premere il pulsante TAB della
tastiera per aggiungere alla
tabella una nuova riga.
Se
nell'ultima cella si preme invio
si esce dall'area del foglio
interessata alla proprietà
tabella.
Applicare uno stile alla Tabella
Un interessate opportunità che viene offerta dalle tabelle di
Excel è quella di poter applicare facilmente degli stili di formattazione
predefiniti.
Excel mette a disposizione numerosi Stili tabella che possono essere
applicati per formattare rapidamente una tabella.
Per applicare uno stile, nella scheda Struttura tabella accedere all'elenco di
tutti gli Stili disponibili cliccando sul pulsante Altro.
Puntando il mouse sugli stili che vengono proposti, è
possibile prendere visione dell'anteprima direttamente sul Foglio di lavoro.
Per applicare uno stile basta confermalo con un clic del mouse.
Impostare uno Stile Tabella come predefinito
Per impostare uno stile presente nell'elenco come Stile predefinito basta fare un clic con il pulsante desto del mouse e nel successivo menu scegliere l'opzione Imposta come predefinito.
Come rimuovere la formattazione Stile tabella
È possibile mantenere le proprietà che le tabelle Excel mettono a disposizione,
ma eliminare la formattazione che automaticamente viene proposta dall'applicazione
di uno stile
(ad esempio spessore dei bordi e la colorazione alternata delle righe).
Per eliminare la formattazione, selezionare una cella qualsiasi della tabella,
nella Struttura tabella gruppo pulsanti Stili tabella
fare clic sul pulsante Altro per aprire il menu completo degli stili disponibili.
In fondo all'elenco di tutti gli Stili fare un clic sul pulsante Cancella.
Selezionare i dati della tabella con un clic del Mouse
È possibile selezionare un'intera riga o colonna delle tabella con un solo clic
del mouse.
Basta portare il puntatore del mouse in corrispondenza del bordo
superiore della colonna (vedi immagine successiva) e compare una piccola freccia
di colore nero.
Quando compare la freccia fare un clic con il pulsante sinistro
del mouse e si seleziona l'intervallo dati della colonna tabella (esclusa l'intestazione
e l'eventuale ultima riga contenente operazioni di calcolo).
In maniera del tutto analoga è possibile selezionare un'intera riga portando
il puntatore del mouse in prossimità del bordo sinistro della prima cella, anche
in questo caso compare un freccia nera che se cliccata seleziona l'intera riga
della tabella.
Creare una riga di totale in fondo alla Tabella
Nel gruppo comandi Opzioni stile tabella presente sulla scheda Progettazione Strumenti tabella, è possibile selezionare l'opzione Riga Totale.
Questa opzione permette di
aggiungere una riga di totalizzazione nella quale possono essere selezionate le
principali Funzioni di calcolo applicabili in Excel. La riga Totale verrà
posizionata come ultima riga della Tabella con la scritta Totale nella prima cella a sinistra.
Una volta attivata la cella del totale è possibile applicare una delle diverse funzioni disponibili
nell'elenco a discesa.
L'impostazione predefinite della riga dei totali applica la Funzione Subtotale,
ovvero consente di escludere dal calcolo le eventuali righe della tabella nascoste da
un
filtro.
:: Le possibilità di calcolo che Excel prevede per la Riga Totale, non si limitano alle Funzioni proposte nell'elenco a discesa (vedi immagine precedente), è infatti possibile inserire qualsiasi Funzione basta cliccare sull'ultima opzione dell'elenco Altre funzioni...
Utilizzo delle Formule in una tabella
È possibile creare delle
formule relativamente ai valori
presenti nella tabella utilizzando
quali riferimenti le
intestazioni dei campi.
Nell'esempio raffigurato nella
sottostante immagine viene
calcolato l'importo di
fatturazione dell'elenco dati
impostando la sintassi della
Funzione nel seguente modo
=SOMMA(Tabella1[Fatturato])
Nella quale la voce
Tabella1 rappresenta il nome
attributo da Excel alla tabella
(può essere rinominato) e la
voce Fatturato rappresenta il
nome dell'intestazione del campo
da sommare.
Applicate le proprietà Tabella, Excel individua colonne e celle dati con degli
indirizzi di tipo etichetta quale ad esempio:
NomeTabella[NomeCampo]
Nella quale:
il NomeTabella rappresenta il nome che automaticamente è stato
assegnato da Excel nel momento che è stata creata la tabella. Per rinominare una tabella,
nella scheda Strumenti
Tabella Progettazione,
nel gruppo pulsanti
Proprietà, è
disponibile il campo con il nome
della tabella.
Il NomeCampo rappresenta l'etichetta della colonna (che in un
archivio prende appunto il nome di intestazione campo)
Nel caso dell'esempio raffigurato nella precedente immagine, la somma del
Fatturato non è stata rappresentata con dei riferimenti di cella tipo
=SOMMA(E3:E7) ma attraverso le etichette nome tabella e nome campo, ovvero
=SOMMA(Tabella1[Fatturato])
L'impostazione della Funzione attraverso questa sintassi, permette di aggiornare facilmente il totale qualora dovessero essere modificati i dati contenuti nella tabella (eliminazione o inserimento di nuove righe).
Analisi rapida delle Tabelle di Excel
Lo strumento Analisi rapida Tabella, è davvero molto utile poichè
mette a disposizione un cruscotto di comandi, che permette di applicare molte operazioni che
vengono comunemente effettuate nelle tabelle, quali Calcoli, Formattazioni e Grafici.
Lo
strumento analisi pertanto concentra e rende facilmente accessibili comandi che
altrimenti dovrebbero essere raggiunti nelle schede presenti sulla Barra multifunzione.
Per attivare l'analisi rapida, basta selezionare la tabella ed in basso a destra
compare il pulsante per avviare lo strumento.
È possibile attivare Analisi rapida Tabella
anche con il comando da tastiera CTRL+Q.
Lo strumento Analisi rapida di Excel permette di creare velocemente diversi tipi di grafici, inclusi i grafici a linee e gli istogrammi oppure di aggiungere i grafici di cella Sparkline. Inoltre, è possibile applicare istantaneamente formattazioni condizionali, o implementare (se non presente) una riga finale per effettuare calcoli di colonna.
Assegnare un nome alla tabella
Per assegnare un nome ad un Tabella, nella scheda Struttura tabella, tutto
a sinistra nel gruppo Proprietà, e presente il campo
Nome tabella per poter modificare il
nome.
Appena viene creata una Tabella Excel propone un nome progressivo
tabella1, tabella2 etc.
Conviene pertanto modificare questa definizione con un nome descrittivo del contenuto stesso della
Tabella.
Cancellare il Formato tabella e Convertire l'elenco in un intervallo di dati
Per convertire una Tabella in un intervallo di dati, nella scheda Progettazione
gruppo pulsanti Strumenti, cliccare su Converti in un intervallo.
Dopo aver convertito la Tabella in un intervallo normale le funzionalità
tipiche delle tabelle non saranno più disponibili,
verranno rimossi i filtri, ma rimarrà applicata la formattazione.
Approfondimenti sulle Tabelle di Excel
Le Tabelle di Excel, hanno davvero tanti elementi di interesse e di
approfondimento. Al termine di questa presentazione delle Tabelle di Excel, si ritiene utile fornire i principali link che nell'ambito
del presente sito web trattano l'argomento.
Per un ulteriore
approfondimento relativamente alle Formule e Funzioni applicabili ai data
base si rimanda al sommario generale di tutti gli argomenti: Indice generale Excel
1 - Filtrare i dati: Applicare Filtri agli archivi di Excel
2 - Filtrare i dati: Filtri applicare i criteri avanzati (I filtri avanzati di Excel)
3 - Valori duplicati: Evidenziare i valori duplicati nelle tabelle Excel | Evitare di inserire valori duplicati
4 - Valori duplicati: Eliminare valori duplicati nelle tabelle Excel
5 - Consolidamento: Consolidare (unire) dati presenti in più Fogli di lavoro
6 - Approfondimento: Trucchi, scorciatoie per semplificare le operazione sulle tabelle Excel
7 - Approfondimento: Come eliminare righe vuote nelle tabelle
8 - Approfondimento: Confrontare due tabelle dati
9 - Approfondimento: Applicare i caratteri jolly nei Filtri e nelle Funzioni di Excel
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