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Le Tabelle Pivot di Excel

Le Tabelle Pivot di Excel sono un efficace e potente strumento di sintesi per analizzare e confrontare dati.
Con pochi clic le Tabelle Pivot permettono di organizzare i dati di una tabella e creare dei riepiloghi applicando delle specifiche Funzioni di calcolo quali ad esempio conteggi, somme, medie e prodotti.
Una Tabella Pivot consiste pertanto in un rapporto di analisi dinamico, generato a partire da un'origine di dati presenti sullo stesso Foglio di lavoro o provenienti dall'importazione da una fonte esterna.

Definire una origine dati per la Tabella Pivot

In questa prima sezione dedicata alle Tabelle Pivot, viene analizzata la creazione di un Report Tabella Pivot che abbia come origine dati un elenco di valori presente all'interno di un Foglio Excel.
Per illustrare il funzionamento della Tabella Pivot verrà utilizzata l'archivio rappresentato nella figura sottostante che include delle informazioni organizzate nei seguenti campi: Data; Venditore; Regione; Settore e Fatturato.
La tabella contiene le registrazioni di informazioni appartenenti a 4 Venditori che operano in 4 Regioni, riepilogando fatturati di vendite relativi a due settori (Informatica e Cancelleria).
A partire da questi valori verrà analizzato il modo in cui una Tabella Pivot potrà produrre dei report di analisi basati sui dati dei fatturati espressi per Venditori, per Periodicità, per Settori e per Regione.

Excel: Creare e gestire le tabelle Pivot | Origine dati Tabella Pivot 

Inserire una Tabella Pivot nel Foglio Excel

Nel creare una Tabella Pivot è consigliabile iniziare selezionando una cella qualsiasi dell'area contenente i valori da analizzare, in questo modo Excel individuerà come sorgente tutta la parte del Foglio di lavoro in cui sono presenti i dati.
Successivamente nella scheda Inserisci della Barra Multifunzione fare clic sull'opzione Tabella Pivot che aprirà la finestra di dialogo Crea tabella pivot.
Se precedentemente era stata selezionata una cella qualsiasi del Foglio contenente i dati, una volta avviato Crea Tabella Pivot, non sarà necessario specificare l'intervallo che comprende i valori da analizzare in quanto si troverà già indicato nella voce Tabella/Intervallo della finestra di dialogo.

Excel: Creare e gestire le Tabelle Pivot | Inserimento Tabella Pivot 

Creare una Tabella Pivot

La finestra di dialogo Crea tabella Pivot richiede di specificare la fonte  dei dati da analizzare indicando se si tratta di una tabella o intervallo del Foglio di lavoro, oppure di una origine dati esterna.
Nello stesso menu è possibile specificare dove collocare il rapporto di Tabella Pivot, (su un nuovo Foglio di lavoro o sul Foglio di lavoro esistente).
Scegliendo la seconda opzione è necessario indicare ad Excel la posizione della prima cella a partire dalla quale verrà inserito il Rapporto Tabella Pivot.

:: Nel caso in cui la sorgente dei dati si trovasse in un altro file, è possibile utilizzare l'opzione Origine dati esterna e sfogliare le risorse del sistema per ricercare il file desiderato.

Excel: Creare e gestire le Tabelle Pivot | La Finestra di dialogo Crea tabella Pivot 

Organizzare i dati nella Tabella Pivot

Confermato l'inserimento della Tabella Pivot, sul lato destro dello schermo verrà visualizzato il riquadro Campi tabella pivot. Al centro del Foglio, a partire dalla cella che era stata precedentemente indicata come posizione, verrà visualizzato il riquadro della struttura della Tabella Pivot (vedi immagine a lato)
Nel parte inferiore del riquadro Campi tabella pivot, nell'area COLONNE e RIGHE è possibile trascinare ad esempio il campo dati Regione e Venditore, mentre nell'area di calcolo VALORI è necessario inserire un campo numerico quale ad esempio il Fatturato.
I campi possono essere spostati in una qualsiasi posizione, e trascinati ad esempio da una riga ad una colonna o viceversa. Una volta disposti diversamente i campi, il Report della Tabella Pivot si aggiornerà come conseguenza dell'avvenuto cambiamento.
I campi dati delle righe e delle colonne possono pertanto ruotate attorno all’area dei valori ed offrire diverse analisi dei dati di origine.

Excel: Creare e gestire le Tabelle Pivot | Organizzare i dati nella Tabella Pivot

:: OSSERVAZIONI.
- E' possibile inserire i campi nelle aree RIGHE e COLONNE, anche selezionando il flag a lato delle intestazioni.
- Il riquadro Campi Tabella Pivot normalmente è spostato sul lato destro della finestra di Excel, ma è possibile posizionarlo in qualsiasi punto del foglio semplicemente trascinandone la barra del titolo.

Rapporto Tabella Pivot

Dopo aver inserito nell'area COLONNE, la Regione; nell'area RIGHE il Venditore ed infine nell'area VALORI il Fatturato il risultato sarà la visualizzazione del Rapporto tabella Pivot di cui sotto.

Excel: Creare e gestire le Tabelle Pivot | Rapporto dati Tabella Pivot 

La Tabella Pivot per default come primo report di analisi dati nel campo VALORI imposta una Funzione di SOMMA.
Le operazioni consentite nella Tabella Pivot sono di tipo matematico e statistico: Somma, Conteggio Media, Max, Min, Prodotto, Conta numeri, varianza, deviazione standard.
Nel caso specifico dell'operatore SOMMA (vedi immagine) il Rapporto Tabella Pivot ha prodotto:
La totalizzazione del fatturato complessivo e la ripartizione per tutte le Regioni e per tutti i venditori.
Infine i dati di ogni Regione-Venditore sono incrociati fra loro con un totale parziale.
In alternativa al Rapporto tabella Pivot, per ottenere questa analisi, si sarebbero dovute utilizzare più Funzioni di SOMMA.SE e SOMMA.PIÙ.SE

Filtrare i dati nelle Tabelle Pivot 

Per impostazione di default, appena creata la Tabella Pivot sono visibili tutti i dati relativi ai campi inseriti.
Al fianco dell'intestazione Etichetta di colonna, ed Etichetta di riga è presente una tendina nel cui menu sono riprodotte tutte le funzione tipiche dei Filtri.
E' pertanto possibile filtrare solo alcune voci e visualizzare solo alcuni dati relativi alle Regioni o Venditori. Nonchè impostare degli ordini di visualizzazione crescente o decrescente delle informazioni.

Excel: Creare e gestire le Tabelle Pivot | Applicare filtri alle Tabelle Pivot

Impostazione del campo VALORI della tabella Pivot 

L'impostazione del campo VALORI permette di gestire importanti Funzioni matematiche e statistiche (le stesse previste per i subtotali)
Nel riquadro Campi tabella Pivot, alla voce campo VALORI cliccando sull'intestazione del campo (Es. nella figura: Somma di fatturato) si aprirà un menu dal quale scegliere Impostazioni campo valore... che aprirà l'omonima finestra di dialogo
La Finestra di dialogo Impostazione Campo Valore è composta di due schede Riepiloga valori perMostra valori come.
Nella prima scheda è possibile scegliere la Funzione di calcolo da applicare: Somma; Conteggio; Media; Max; Min; Prodotto; Conta Numeri; Dev. Standard; Dev. standard pop.; Varianza; Varianza pop.
Nella seconda scheda è possibile impostare la modalità in cui i dati vengono rappresentati nel rapporto della Tabella Pivot.

Excel: Creare e gestire le Tabelle Pivot | Impostare campo VALORI della Tabella Pivot

Excel: Creare e gestire le Tabelle Pivot | Impostazione campo VALORI Tabella Pivot 

Modificare l'impostazione dei valori nel rapporto tabella Pivot

Oltre a visualizzare i dati nella stessa integrità con la quale sono imputati nel Foglio di lavoro,  Excel permette di visualizzarli anche come percentualizzazione del totale complessivo, del totale di riga e del totale di colonna.
Queste modalità di visualizzazione permettono di mettere in evidenza quanto i valori incidono in termini di percentuale.
Ad esempio: percentuale del fatturato di un venditore sul totale delle vendite di una regione o in un determinato periodo di tempo.
Nell'immagine a destra è visibile la scheda Mostra valori come della finestra di dialogo Impostazione campo valore.

Excel: Creare e gestire le Tabelle Pivot | Mostra valori come

:: E' possibile impostare il Campo Valore anche utilizzando i comandi presenti nella scheda della Barra Multifunzione.
Partendo dal gruppo schede STRUMENTI TABELLA PIVOT scegliere la scheda ANALIZZA. Nel gruppo pulsanti Campo Attivo è presente il pulsante Impostazione Campo.

:: ATTENZIONE. Una Tabella Pivot è un report speciale di visualizzazione e analisi dei dati. E' possibile intervenire con processi di formattazione, ma non è possibile inserire o eliminare delle righe oppure modificare i risultati. Se si cercasse di forzare la tabelle ed eseguire delle operazioni non consentite verrà visualizzato un messaggio di errore.

Excel: Creare e gestire le Tabelle Pivot | Commutare l'analisi dei dati della Tabella Pivot 

Commutare l'analisi dei dati di una Tabella Pivot

Come intuibile dal significato della parola Pivot: "Cardine", "Perno" "girare su di un perno" la Tabella Pivot consente di  "ruotare" il riepilogo dei dati e poterlo riorganizzare in nuove analisi, filtri e calcoli.
E' infatti sufficiente trascinare le intestazioni da una area COLONNE a quella RIGHE  per ottenere un nuovo report dati.
Per eliminare un campo dal report di analisi basta semplicemente trascinarlo fuori dal riquadro Campi Tabella Pivot.

Il campo FILTRI Tabella Pivot

Il campo FILTRI rappresenta un ulteriore livello di analisi, in quanto permette di creare un Filtro di ingresso su una parte delle informazioni.
Esempio. Se si collocasse nell'area il campo Venditore, è possibile attivare un filtro di selezione che permetterà di scegliere solo alcuni venditori sui quali verrà ridefinito il report di analisi dati Tabella Pivot.

Aggiungere più campi a una sezione riga o colonna

Le Tabelle Pivot permettono di aggiungere e analizzare più campi per ciascuna sezione.
Ad esempio nell'area RIGHE oltre al campo Venditore è possibile inserire un campo di secondo livello ad esempio il settore (che al suo interno contiene classificazioni merceologiche).
Il risultato della nuova analisi Tabella Pivot sarà la ripartizione nella totale della voce fatturato venditore nelle due voci cancelleria e informatica (si veda immagine sottostante).

Excel | Aggiungere nuovi campi al Rapporto Analisi Tabella Pivot

:: Curiosità, cosa significa Pivot?

Come sostantivo significa: "Cardine", "Perno" come verbo: "girare su di un perno"
Pivot è anche un termine utilizzato nello sport per indicare ad esempio nella pallacanestro il giocatore attorno al quale ruota il gioco, la regia del gioco stesso.
La facilità con la quale si spostano gli elementi di analisi all'interno di una Tabella Pivot rende bene l'idea del "movimento"; del "ruotare" in sintonia con l'immagine sportiva della dell'azione.

Pivot

Approfondimento Excel tabelle Pivot: Raggruppare e separare i dati nelle Tabelle Pivot

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