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Excel: Trucchi, scorciatoie, semplificazioni, utilità e tasti funzione

Suggerimenti & scorciatoie; 27 semplici trucchi che possono aiutare nella "quotidiana" gestione di Excel.

1- Taglia Copia Incolla - Scorciatoia con il Pulsante Invio

Una volta selezionata e copiata (o tagliata) una cella, per incollare il contenuto in un'altra parte del Foglio di lavoro, basta selezionare la cella destinazione e premere INVIO.

2 - Incollare più volte consecutivamente il copia formato

La Funzione copia formato, permette di incollare solo una volta la formattazione. Se sul pulsante copia formato viene eseguito un doppio clic si renderà disponibile la possibilità di incollare più volte. Per disattivare l'incolla è sufficiente premere ESC.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Utilizzare copia formato

3 - Utilizzare l'apostrofo per formattare velocemente un valore numerico come testo

Inserire l'apostrofo a inizio cella permette di applicare al valore numerico la formattazione testo. Una volta inserito il valore l'apostrofo non sarà visibile nella cella.
Esempio: Questa scorciatoia risulta utile quando si vuole inserire una cifra numerica che inizia con lo zero (prefisso telefonico o il numero di una partita iva).
L'apostrofo ad inizio cella può tornare utile anche per bloccare l'esecuzione di una formula, e allo stesso tempo renderla visibile sul foglio di lavoro.
Basterà cancellare il simbolo dell'apostrofo affinchè la formula venga eseguita anzichè visualizzata.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Utilizzare l'apostrofo per formattare come testo

4 - Rendere visibili le Formule all'interno delle celle

Oltre alla possibilità di anteporre l'apostrofo alla Formula, un modo veloce per rendere visibile le funzioni all'interno delle celle è utilizzare la combinazione CTRL+( , per nascondere le formule sarà sufficiente ripetere lo stesso comando.
:: Nella scheda FORMULE della Barra Multifunzione, è possibile attivare il comando Mostra formule presente nel gruppo pulsanti Verifica formule.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Rendere visibili le Formule all'interno delle celle

5 - Due consigli per velocizzare l'imputazione di Formule e Funzioni

Nello scrivere una Funzione è possibile omettere la chiusura della parentesi finale e premere invio. Ad esempio scrivere =MEDIA(A1:A10 e premere INVIO

Nell'imputare una Funzioni inserire inserire il ";" che separa gli argomenti è abbastanza scomodo, è possibile inserire il punto e virgola tenendo premuto Ctrl ed effettuando un click con il pulsante sinistro del mouse.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Velocizzare l'inserimento delle Funzioni

6 - Velocizzare l'imputazione delle Funzioni - inserire la sintassi della Funzione

Nell'imputare una Funzione può risultare utile inserire l'impostazione della sintassi sfruttando i vari argomenti come momentaneo segnaposto. Una volta inserito il nome della Funzione ed aperta la parentesi è possibile inserire tutti gli argomenti cliccando CTR + MAIUSC + A
Il primo argomento risulterà selezionato, e pertanto sarà possibile digitare direttamente il valore o cliccarne la cella corrispondente.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Velocizzare l'inserimento delle Funzioni

7 - Scorciatoia per imputare una frazione numerica

Se la cella non è stata formatta come Frazione, inserendo un numero in formato frazionale, Excel ne cambia automaticamente il formato trasformandola in data. Ad esempio, digitando 1/3, Excel converte il valore in 01/03/2015.
Chiaramente questo non accade in frazioni che non possono essere scambiate per date (Es. 2/15).
Questo problema di imputazione è facilmente risolvibile anteponendo uno zero e un carattere barra spaziatrice prima della frazione. 0(spazio)4/5  =>  4/5

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Scorciatoia per imputare una frazione numerica

8 - Scorciatoia per inserire la data corrente (statica e dinamica)

Date statiche (il cui valore non viene aggiornato)
Attenzione alla versione di Excel! Esiste un comando rapido da tastiera che permette di inserire velocemente in Excel una data statica (non aggiornata direttamente dal sistema).
Purtroppo, e non si capisce bene la ragione, nelle recenti versioni di Excel questo comando è stato più volte modificato.
Nella versione 2016 nella cella utilizzare la combinazione di tasti ALTGR + a.
Nella versione 2013 per inserire la data corrente utilizzare il comando CTRL+: (due punti), prima di imputare il comando è necessario entrare nella cella con un doppio clic.
Nella versione 2010 si usa invece la combinazione CTRL+0 (Attenzione che questo comando nella versione Excel 2013 può mandare in blocco programma!).

Date il cui valore viene aggiornato.
Se in un foglio di lavoro si vuole avere sempre aggiornata la data è possibile inserire la Funzione =OGGI la quale restituisce la data attuale recuperando l'informazione dal sistema operativo. Oppure la Funzione =ADESSO() che restituisce la data e l'ora corrente. Le funzioni OGGI e ADESSO non hanno operatori.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | inserire la data corrente

9 - Trasformare il risultato di una Formula nel suo valore

E' possibile trasformare una Formula o una Funzione nel valore del loro risultato.
Per fare questo è necessario selezionare la cella contenete il risultato e portare il punto di inserimento all'interno (in un punto qualsiasi) della barra della formula, oppure premere F2 per attivare modifica Formula, e successivamente premere il tasto Funzione F9.
::Nota. Il tasto F9, posizionati in un punto qualsiasi del foglio di lavoro, ricalcola le Formule presenti in tutte le cartelle e documenti di lavoro aperti.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Trasformare il risultato di una formula in valore

10 - F4 sul foglio di lavoro per ripetere l'ultimo comando eseguito

Le due ESSENZIALI funzioni del tasto F4.
In Excel, il tasto F4 ha l'importante funzione di poter ripetere l'ultimo comando eseguito.
::Esempio. Se come ultima operazione fatta in Excel, fosse stata inserita o cancellata una riga, premendo il tasto F4 verrà ripetuto il comando di inserimento o cancellazione di nuove righe. Con F4 è possibile anche ripetere l'eventuale formattazione applicata ad un cella, in questo caso se applichiamo ad una cella uno sfondo giallo sarà possibile ripetere l'operazione su altre celle sempre premendo F4

11 - F4 sulla Barra della Formula per inserire una cella con riferimenti assoluti

Il tasto F4 oltre ripetere l'ultimo comando ha un'altra importante proprietà. Quando si imputa nella barra della formula un riferimento di cella ad esempio A1, premendo F4 verrà immediatamente trasformato in riferimento assoluto $A$1.
Per creare un riferimento assoluto ad un intervallo di celle esempio: E1:E8, basta selezionare nella barra della formula i due punti e premere F4, per trasformare i riferimenti dell'intervallo in assoluti ovvero:    $E$1:$E$8

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Trasformare il riferimento di una cella in assoluto

12 - Testo a capo nel punto desiderato di una cella

Per andare a capo all'interno di una cella, è possibile selezionare sulla barra HOME il pulsante Testo a capo presente all'interno del gruppo pulsanti Allineamento. Questa operazione però non permette di decidere in quale punto esatto interrompere un testo poichè sarà automaticamente Excel a disporre su più righe le informazioni a seconda dello spazio a disposizione.
Se all'interno della cella, si vuole andare a capo in un punto preciso, basta posizionare il punto di inserimento sulla barra della formula nel punto in cui si vuole passare nelle riga sottostante e premere ALT+INVIO. Per un approfondimento si rimanda alla sezione: Excel: Testo a capo, allineamenti e orientamento delle celle

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Testo a capo

13 - Trasponi come "Rovesciare" una tabella e invertire righe e colonne

Per rovesciare una tabella e invertire l'impostazione delle colonne e delle righe è' sufficiente selezionare la tabella originale, e cliccare su copia. Successivamente cliccare con il pulsante destro del mouse in qualsiasi parte del foglio di lavoro. Dal menu a tendina scegliere incolla speciale e successivamente selezionare il pulsante trasponi.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Trasporre una tabella

14 - Definire velocemente il nome per un'area del Foglio di lavoro

Senza dover ricorre al gruppo pulsante "nomi definiti" della Scheda Formule è possibile attribuire velocemente un nome ad una singola cella o ad un area del foglio di lavoro.
Per questa operazione è sufficiente all'interno del campo Casella Nome (quella a sinistra della barra della formula) digitare al posto delle coordinate alfanumeriche della cella il nome che si vuole attribuire all'area selezionata, e successivamente premere invio.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Definire nome area del foglio

15 - Copiare un intero Foglio di lavoro

Interessante scorciatoia per poter copiare un intero foglio di lavoro di Excel in un nuovo foglio.
Per fare questa operazione cliccare sulla linguetta del foglio da copiare e, tenendo premuto il tasto CTRL + Tasto sinistro del mouse, trascinare sul simbolo "inserisci nuovo foglio di lavoro" e rilasciare. Verrà creato un nuovo foglio esatta copia del primo.
:: Importante rilasciare prima il pulsante sinistro del mouse e successivamente il pulsante CTRL.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Copiare il foglio di lavoro

16 - Copiare una tabella e mantenere la dimensione originale delle colonne

Una volta incollata la tabella cliccare sul pulsante che appare vicino all'angolo inferiore destro della tabella (CTRL) nel successivo menu di scelta selezionare il pulsante mantieni larghezza colonna origine.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Copiare la tabella e mantenere la dimensione delle colonne

17 - Scrivere e inserire contemporaneamente un valore su più celle

E' possibile scrivere contemporaneamente su più celle semplicemente selezionandole e scrivendo il testo solo sulla prima. Una volta imputato il valore sarà sufficiente confermare il dato premendo CTRL + INVIO e il testo verrà inserito in tutte le celle dell'area selezionata.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Scrivere contemporaneamente su più celle

:: In Excel, il comando Ctrl + Invio permette anche un'altra operazione.
Con questo comando, effettuato in sostituzione di un semplice INVIO, è possibile inserire un valore e rimanere nella stessa cella senza passare nella cella sottostante.

18 - Impostare la pagina contemporaneamente per più fogli di lavoro

Per procedere basta selezionare più fogli cliccando sull'intestazione e tenendo premuto CTRL.
Poi nella scheda LAYOUT DI PAGINA, gruppo pulsanti Imposta pagina, cliccare sul pulsante in basso a destra e procedere nell'impostazione delle opzioni.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Impostare la pagina contemporaneamente su più fogli

19 - Scorciatoie per le Tabelle: inserire le voci già presenti nella colonna

E' possibile inserire velocemente in una tabella, una voce già esistete semplicemente facendo un clic con il pulsante destro nella cella e scegliendo la voce Selezione da elenco a discesa...

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Inserire voci già presenti sulla colonna

20 - Scorciatoie per le Tabelle: spostarsi velocemente all'interno di tabelle

Una volta selezionata una cella, posizionando il puntatore del mouse sul bordo inferiore compare una freccia a 4 punte, facendo un doppio clic con il pulsante sinistro del mouse, si sposta la selezione sull'ultima cella in basso della colonna.
:: Lo stesso spostamento è possibile effettuarlo verso l'alto con un doppio clic + MAIUSC con la freccia a quattro punte sul bordo superiore della cella, oppure orizzontalmente a destra o a sinistra.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Spostarsi velocemente nella tabella

21 - Scorciatoie per le Tabelle: selezionare velocemente parte di una colonna

Con una procedura analoga allo spostamento, una volta selezionata una cella, posizionando il puntatore del mouse sul bordo inferiore compare la freccia a quattro punte, facendo un doppio clic con il pulsante sinistro del mouse + MAIUSC, viene selezionata tutta la colonna fino all'ultima cella in basso.
:: La selezione è possibile effettuarla anche verso l'alto (doppio Clic + MAIUSC.) quando sul bordo superiore della cella è visibile la freccia a quattro punte, oppure orizzontalmente a destra o a sinistra posizionandosi sui bordi laterali della cella.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Selezionare velocemente parte di una tabella

22 - Trascinare la Formula con un doppio clic sul quadratino di riempimento

Per trascinare formule o per copiare serie o contenuti,  anzichè trascinare il quadratino di riempimento è possibile, fare un doppio clic.
Excel trascinerà automaticamente la cella fintanto che riscontrerà presenza di valori nella colonna adiacente (a sinistra o a destra).

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Trascinare una Formula o una Funzione

23 - Tabelle: selezionare velocemente l'intera tabella

Posizionandosi in una cella qualsiasi all'interno della tabella, è possibile selezionare l'intera area premendo CTRL più * (asterisco)

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Selezionare l'intera tabella

24 - Inserire e eliminare righe nel Foglio di Lavoro

Direttamente dalla tastiera è possibile aggiungere velocemente una riga nel foglio di Excel, premendo la combinazione di tasti Ctrl +.
Viceversa con il comando Ctrl - la riga viene eliminata.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Aggiungere ed eliminare righe dal Foglio di lavoro

25 - Grafici: inserire un istogramma nel foglio di lavoro con il tasto Funzione F11

E' sufficiente selezionare l'area del foglio interessata e premere il tasto funzione F11, verrà automaticamente generato un grafico istogramma in un nuovo foglio di lavoro.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Inserire velocemente un grafico Istogramma 

26 - Controllo ortografico dei testi inseriti nel foglio di lavoro

In Excel è possibile avviare il controllo ortografico premendo il tasto funzione F7

27 - Ridurre o ingrandire automaticamente la dimensione del carattere all'interno di una cella

Dalla finestra di dialogo Formato celle nella scheda Allineamento è possibile spuntare l'opzione Riduci e adatta questa opzione permette di ridurre o ingrandire automaticamente il testo all'interno della cella.

Excel Trucchi, scorciatoie e semplificazioni | Ridurre automaticamente il carattere nelle celle del Foglio di lavoro

 ......... e per finire alcuni tasti Funzione e comandi da tastiera particolarmente utili

ALT + = Inserisce la funzione =SOMMA()
CTRL + Pag Down Si sposta nei fogli di lavoro da destra a sinistra.
CTRL + Pag Up Si sposta nei fogli di lavoro da sinistra a destra.
CTRL SHIFT e $ Applica il formato valuta alla cella
CTRL+G; CTRL+I; CTRL+S  Applicano o rimuovono rispettivamente il grassetto, corsivo sottolineato.

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