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Excel: come creare un documento PDF

Nei file Excel (aziendali e non solo) si presenta spesso l'esigenza di doverli trasformare e salvare in un documento in formato PDF.
I vantaggi del formato PDF (acronimo di "Portable Document Format") sono legati alla facilità di essere usufruiti su qualsiasi PC e con qualsiasi Sistema Operativo.
Oltre ad informazioni in formato testo, i PDF possono contenere oggetti, campi modulo, file audio, video e altre funzionalità. I documenti in formato PDF possono essere firmati elettronicamente ed essere usufruiti facilmente su qualsiasi Device utilizzando il software Acrobat Reader.
In questa sezione verrà trattato come salvare un documento Excel in PDF.

Per quanto concerne invece la conversione dei dati da un file PDF, con i recenti aggiornamenti della versione Microsoft 365 gli strumenti di Power query di Excel permettono di importare dati e tabelle dal formato PDF.
:: Per un approfondimento di questa funzionalità si rimanda a: Come convertire in Excel tabelle da un file PDF

Come salvare un foglio di lavoro di Excel in formato PDF

Salvare direttamente un Foglio di lavoro di Excel nel formato PDF è una operazione molto semplice, basta cliccare sulla scheda File e fra le opzioni messe a disposizione selezionare Salva con nome.
Una volta individuata la cartella nella quale salvare il documento (Desktop, Documenti o altro) nella parte sottostante della finestra definire il Nome file (può rimanere lo stesso del file Excel cambiando semplicemente l'estensione da XLSX a PDF) e nel campo sottostante Salva come: impostare PDF (*.pdf)
Se non si ritiene di intervenire nelle Opzioni (di seguito trattate) e va bene il formato standard, è sufficiente confermare il tutto cliccando sul pulsante Salva.
Oltre al formato standard Excel mette a disposizione anche il formato di dimensioni minime, questo formato può rilevarsi utile se il documento dovesse essere inviato via e-mail o pubblicato sul web.

Excel - salvare il documento o il grafico Excel in formato PDF: salva con nome

Creare un PDF da Excel: Applicare le opzioni

La finestra salva con nome di Excel mette a disposizione anche il pulsante Opzioni...
Una volta cliccato si apre l'omonima finestra di dialogo che permette di impostare cosa pubblicare del file PDF. (vedi immagine sottostante)
Nella Finestra di dialogo Opzioni, è innanzitutto possibile indicare se si vuole pubblicare Tutto o Solo specifiche pagine.
Nella parte sottostante molto importate la sezione Elementi da pubblicare.
In questo caso sono disponibili le opzioni:
Fogli attivi (potrebbero essere selezionati più Fogli nel documento Excel utilizzando CTRL);
- Selezione
(riferito ad una area selezionata del Foglio);
- Intera cartella di lavoro (tutti i Fogli di lavoro presenti nel documento Excel)
Nella parte sottostante delle finestra di dialogo Opzioni è disponibile anche la possibilità di includere nel PDF informazioni non stampabili quali TAG e proprietà del documento.
La finestra di dialogo si conclude con l'opzione PDF conforme a PDF/A (di default non è selezionata)

NOTA: Il PDF/A è uno standard internazionale che definisce l'utilizzo del PDF per l'archiviazione e la preservazione dei documenti per assicurarne la conservazione del contenuto per lunghi periodi di tempo (N.B.: in Italia dal 2008 tutti i documenti per i quali vi è obbligo di conservazione o deposito devono essere in formato PDF/A).

Excel - salvare il documento o il grafico Excel in formato PDF: Creare un PDF da Excel: Applicare le opzioni

Creare un PDF per un grafico Excel

Una ulteriore possibilità data dalle opzioni salva PDF di Excel è quella di poter creare un PDF relativamente ad un grafico presente in un Foglio di lavoro.
Per sfruttare questa opzione,  come prima operazione bisogna selezionare il grafico e successivamente nella scheda File accedere al comando Salva con nome. Impostare come nei precedenti casi il formato PDF e cliccare sul pulsante Opzioni...
In questo specifico caso, nella finestra di dialogo Opzioni, anzichè scegliere Fogli o Cartella di lavoro da pubblicare, Excel propone l'opzione Grafico selezionato (vedi immagine di cui sotto).
Cliccare Ok per confermare l'operazione.

Excel - salvare il documento o il grafico Excel in formato PDF: Creare un PDF da Excel: Applicare le opzioni

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