Creare archivi in Excel e ordinare i dati
Dalla versione Office 2007 Microsoft ha migliorato e
potenziato la possibilità di gestire in Excel data base anche complessi.
Nella suite Office di
Microsoft il programma appositamente ideato per
gestire e creare database è ACCESS, però non tutti
considerano che anche con EXCEL è possibile
creare dei sistemi di archiviazione dati molto
efficienti.
Creare archivi ed operare
successivamente con
funzioni di ricerca e ordinamento dati, sono le operazioni fondamentali che possono
essere svolte all'interno delle tabelle di Excel.
Nella presente sezione vengono presi in considerazione
gli elementi di base degli archivi di Excel e alcune semplici funzioni di
ricerca e ordinamento.
Gli Archivi in Excel - Introduzione generale
Con il termine database si caratterizzano grandi tabelle di dati strutturati contenenti informazioni omogenee.
Dalla versione 2007 la possibilità di gestire dei grandi database
sono state notevolmente potenziate. Il Foglio di lavoro è passato dalla "sole" 65.000 righe circa della versione 2003 all'oltre
un milione (1.048.576 per la precisione) di righe delle successive versioni, con la possibilità
pertanto di organizzare e gestire archivi enormemente più grandi.
Organizzare un database in Excel
In un database, i dati sono registrati secondo una gerarchia: Tabella;
,intestazione dei Campi
e infine i Record dei dati
Le Tabelle sono normalmente organizzate con una prima riga di intestazione che descrive il
nome dei campi (Esempio: Nome; Via; CAP...) immediatamente sotto, senza righe vuote, è possibile
inserire i valori, ovvero i Record dei dati.
Il Record è quell'insieme di informazioni omogenee che comparato ad uno
schedario cartaceo rappresenta la singola scheda di registrazione.
:: In Excel tutte i comandi che caratterizzano e gestiscono le funzioni di database sono organizzati nella scheda DATI.
Struttura della tabella dell'archivio dati Excel
Nelle tabelle di Excel è importante tenere presente che
l'insieme di tutti i dati devono essere aggregati e organizzati in righe e colonne contigue,
NON devono esserci all'interno delle tabelle delle righe o delle colonne vuote!
La continuità di righe e colonne contenenti dei valori, senza interruzione,
è l'elemento che permette ad Excel di individuare l'estensione stessa dell'archivio.
Questo modalità di aggregazione va considerata molto
attentamente quando si organizzano delle tabelle sulle quali sarà necessario intervenire
con funzioni di ricerca e ordinamento.
Se sul Foglio di lavoro fosse necessario imputare delle
formule (es. una operazione di somma
o di media) non devono essere posizionati a ridosso dell'ultima riga o
colonna della tabella, poichè verrebbero considerati da Excel come un valore
appartenente all'archivio.
Ordinare velocemente i dati nelle tabelle di Excel
Se si seleziona una cella qualsiasi di una colonna, è possibile ottenere velocemente l'ordinamento (crescente o decrescente) cliccando sui pulsanti AZ e ZA collocati nel gruppo pulsanti Ordina e filtra della scheda Dati.
La finestra di dialogo ordina
I comandi di ordinamento rappresenta uno degli elementi fondamentali dell'analisi dei dati
di un archivio. Questi comandi permettono, ad esempio,
di organizzare un elenco di nomi o di prodotti in ordine alfabetico.
Nelle versioni più
recenti di Excel è possibile impostare l'ordine dei dati anche sulla base di
alcune
proprietà di una cella quali ad esempio il colore testo o dello sfondo.
Nella scheda Dati, gruppo pulsanti Ordina e filtra
fare clic sul pulsante Ordina.
Excel selezionerà tutti i record della tabella (escludendo la riga di
intestazione) ed aprirà la finestra di dialogo Ordina. La finestra di dialogo
in primo luogo definisce se la tabella ha o non ha una riga di
intestazione. Per default nella finestra di dialogo Ordina, l'opzione Dati con intestazione è già selezionata.
Se l'archivio ha una riga di intestazione nella voce Colonna è possibile scegliere l'intestazione del campo dati sulla base del quale deve essere riordinata la tabella.
Ordinare in valori sulla base del colore della cella, il colore del carattere o l'icona
Nella Finestra di dialogo, dopo aver impostato la colonna
(campo) da ordinare, nel successivo menu Ordina in base a è possibile
definire un criterio di ordinamento in funzione: dei valori contenuti nella cella;
del colore della cella; del colore del carattere oppure dell'icona.
Per
concludere, quale ultima impostazione, è necessario scegliere se l'ordinamento dei dati deve essere crescente o decrescente.
Ordinare i dati in base al colore
Scegliendo l'impostazione Ordina in base a Colore cella, nei successivi menu è possibile impostare il colore e la precedenza di ordinamento dall'alto o dal basso.
Aggiungere un secondo livello di ordinamento dati
Una volta impostati i criteri è possibile aggiungere un secondo livello di ordinamento, che verrà considerato da Excel solo nel caso in cui per il precedente vi fossero più
valori uguali.
Esempio: si potrebbe impostare l'ordinamento della tabella affinchè a parità di contenuto del campo
Cognome venga considerato come secondo livello di ordinamento il campo Nome.
Raggruppare dati: utilizzare le strutture nei Fogli di lavoro di Excel
Il comando appartiene al più ampio argomento della creazione di strutture all'interno dei fogli di lavoro.
Alcune tabelle per
le loro caratteristiche si prestano per applicare questo comando.
Le strutture risultano molto utili per tutte quelle tabelle / report per le quali non è necessario che tutti i valori vengano visualizzati. Il gruppo pulsanti che gestisce queste operazioni è Struttura della scheda
Dati.
Sia nell'ambito di un Subtotale, sia direttamente in una
tabella, è possibile selezionare un gruppo di righe o colonne e scegliere successivamente
Raggruppa. Sarà possibile all'interno di una finestra di dialogo sceglie l'opzione Righe o Colonne.
Il risultato, come visibile nella finestra sottostante è che sarà possibile attraverso il pulsante [-] comprimere le colonne, successivamente a questa operazione sarà visibile il pulsante [+] che renderà possibile la visualizzazione delle colonne precedentemente nascoste.
Argomenti correlati: Creare e gestire Data Base con Excel
5.1 - Archivi: Gli archivi
(data base) in Excel. Ordinare e raggruppare dati
5.2 - Archivi: La
Funzione SUBTOTALE e il comando Subtotale
della scheda DATI
5.3 - Archivi: La Funzione AGGREGA
5.4 - Archivi: Applicare Filtri agli archivi di Excel
5.5 - Archivi: Le
funzioni avanzate dei Filtri
5.6 - Archivi: Creare Filtri personalizzati
5.7 - Archivi: Le
Funzioni database: DB.VALORI; DB.SOMMA; DB.MEDIA; DB.MAX; DB.MIN; DB.PRODOTTO etc.
5.8 - Archivi:
Il comando Consolida -
Consolidare (unire) dati in Excel
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