Aggregare rapidamente i dati con il comando subtotale in Excel
Il comando “Subtotale”, disponibile nella scheda “Dati” della barra multifunzione di Excel, è una funzionalità progettata per automatizzare il calcolo di riepiloghi all’interno di un elenco strutturato.
Consente di organizzare i dati per categorie omogenee e di applicare, in modo dinamico, funzioni di aggregazione come somma, media, conteggio, massimo e minimo.
Il suo utilizzo è particolarmente efficace quando si lavora con tabelle contenenti molte informazioni.
Il comando permette infatti di suddividere automaticamente i dati in gruppi basati su uno o più campi e di inserire, per ciascun gruppo, righe di subtotale aggiornabili in tempo reale.
Ad esempio, in un foglio di lavoro che riporta gli stipendi dei dipendenti suddivisi per reparto (come Amministrazione, Direzione, Vendite e Produzione) è possibile ottenere in pochi passaggi il totale o la media degli stipendi per ogni reparto, senza dover ricorrere a formule manuali.
Oltre a semplificare i calcoli, il comando Subtotale introduce una struttura gerarchica nei dati, con livelli espandibili e comprimibili.
Questo consente di passare rapidamente da una visione dettagliata a una sintesi dei risultati, migliorando la leggibilità del foglio e facilitando l’analisi delle informazioni e delle relazioni tra i diversi gruppi.
Nel comando Subtotale, vengono applicabili le seguenti Funzioni: SOMMA; MEDIA; CONTA.NUMERI; CONTA.VALORI; MAX; MIN; PRODOTTO; DEV.ST; DEV.ST.POP; VAR; VAR.POP
Esempio di applicazione del comando SUBTOTALE
Nella tabella, successivamente raffigurata, si vuole calcolare la media settore per settore degli stipendi
Attenzione
Per ottenere i subtotali alla fine di ogni gruppo, è importante seguire alcuni passaggi. Prima di tutto, è fondamenatle ordinare il campo "Settore" in ordine alfabetico crescente o decrescente. Questo passaggio è necessario per garantire che le righe corrispondenti a uno specifico settore siano collocate in modo consecutivo, senza essere mescolate con altre righe.
Una volta eseguito l'ordinamento corretto del campo"Settore", sarà possibile applicare il comando "Subtotale"
Nella scheda "Dati" individuare il gruppo pulsanti "Struttura" e fare clic sul pulsante "Subtotale", che permette di accedere alla finestra di dialogo "Subtotali".
Nella finestra di dialogo Subtotali.
Per impostare la Media del campo Stipendio degli appartenenti ai vari Settori, si dovrà procedere come segue:
Ad ogni cambiamento in: Settore
Usa la Funzione: Media
Aggiungi Subtotali (ovvero applica la media al campo): Stipendio
(1) Ad ogni cambiamento in: selezionare il campo che si intende analizzare ovvero il Settore.
(2) Usa la funzione: dovrà essere selezionata la funzione che si intende applicare. Nel caso: Media.
(3) Aggiungi subtotali a: in questa area deve essere selezionato il campo numerico al quale applicare la Funzione media ad esempio lo Stipendio.
Il risultato dell'esecuzione del comando Subtotali, sarà che Excel calcolerà la media di dettaglio settore per settore dello stipendio dei dipendenti e nella riga finale calcolerà anche la media comparata, ossia la media di tutte le righe della tabella.
Lateralmente all'intestazioni di riga del foglio di lavoro, una volta attivata la subtotalizzazione, compare la Barra dei subtotali. Agendo su questa barra è possibile comprimere temporaneamente alcune voci [-] per poi eventualmente esplodere [+] la visualizzazione del contenuto.
Per rimuovere i subtotali è necessario cliccare ancora una volta sulla pulsante Subtotale della scheda Dati della Barra multifunzione. Una volta aperta la finestra di dialogo Subtotali in basso a destra è presente il pulsante Rimuovi tutti.
:: Il comando subtotali è uno strumento molto semplice per analizzare i dati contenuti nelle colonne di una tabella. E' possibile con pochi clic ottenere i subtotali rispetto somma, conteggi e medie e altri operatori statistici.
Se fosse necessaria un analisi più complessa e incrociare più colonne elaborando anche raggruppamenti e filtri lo strumento a cui ricorrere sono ovviamente le tabelle Pivot.
Considerazioni finali
Il comando Subtotale rappresenta uno strumento molto utile per chi lavora con dati strutturati in Excel e necessita di ottenere rapidamente riepiloghi chiari e affidabili.
La sua capacità di automatizzare i calcoli e organizzare le informazioni in gruppi lo rende particolarmente utile in contesti aziendali, amministrativi e di analisi dati.
Uno degli aspetti più rilevanti è la semplicità d’uso. Anche senza competenze avanzate, è possibile trasformare un elenco di dati in una struttura gerarchica ben organizzata, migliorando notevolmente la leggibilità del foglio di lavoro.
Allo stesso tempo, utenti più esperti possono sfruttarne appieno le potenzialità per creare report dinamici e facilmente aggiornabili.
È importante ricordare che il comando Subtotale funziona al meglio su dati ordinati.
Prima di applicarlo, è quindi fondamentale eseguire un ordinamento coerente rispetto al campo su cui si desidera raggruppare i dati. Questo garantisce risultati corretti e una struttura logica ben definita.
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[Valter Borsato: marzo - 2013 | Ultimo aggiornamento 19/04/2026]