Come usare la funzione SUBTOTALE in Excel: esempi e parametri passo passo
La funzione SUBTOTALE di Excel è uno strumento potente e versatile per chi lavora con dati numerici, soprattutto quando si vogliono eseguire calcoli parziali su elenchi filtrati o intervalli di celle nascoste.
A differenza di funzioni come SOMMA o MEDIA, SUBTOTALE permette di includere o escludere automaticamente valori nascosti, rendendo i fogli di calcolo più dinamici e precisi. In questa guida vedremo come utilizzare correttamente SUBTOTALE, analizzando i diversi parametri, esempi pratici e trucchi per ottimizzare le operazioni sui tuoi dati.
Sebbene il nome suggerisca un semplice calcolo di somma parziale, la funzione SUBTOTALE offre possibilità molto più ampie. Essa consente di eseguire diverse operazioni, tra cui somma, media, conteggio, massimo, minimo e altre funzioni statistiche, rendendola uno strumento versatile per l’analisi dei dati in Excel.
:: La funzione SUBTOTALE risulta particolarmente utile quando, a seguito dell'applicazione di un filtro su una tabella, solo una parte dei dati rimane visibile.
In questi casi, SUBTOTALE consente di eseguire calcoli corretti sui dati filtrati, supportando operazioni che altrimenti non sarebbero possibili con altre funzioni, poiché queste ultime considererebbero anche i dati nascosti.
Nota
Dalla versione 2010 di Excel è disponibile la funzione AGGREGA, pensata come evoluzione della funzione SUBTOTALE.
Rispetto a quest’ultima, AGGREGA offre un insieme più ampio di opzioni e modalità di calcolo, pur mantenendo compatibili molti dei codici utilizzati per la gestione delle opzioni.
Questa maggiore flessibilità la rende particolarmente utile per aggregare dati ignorando errori o righe nascoste.
Per
approfondimenti la AGGREGA funzione si rimanda a:
Applicare la
Funzione AGGREGA
Applicare un filtro alla tabella e calcolare un SUBTOTALE dei dati
Come evidenziato nell'immagine
sotto raffigurata, l'applicazione di un
Filtro al campo Settore, nasconde parte delle
informazioni. La funzione SOMMA che era stata
precedentemente impostata per tutti i valori non
cambia il risultato e conteggia anche gli stipendi delle
righe non visibili. Applicando la Funzione SUBTOTALE sarà
possibile sommare
solo i dati visualizzati e ignorare i valori
nascosti dal filtro.
Applicare la Funzione SUBTOTALE
Sintassi:
SUBTOTALE(Num_funzione;Rif1;Rif2;Rif3......)
dove:
Num_funzione è un valore che specifica
la funzione che SUBTOTALE deve utilizzare. Il numero
può essere compreso tra 1 e 11, (include nel calcolo i valori nascosti) o tra 101 e 111,
(esclusi i valori nascosti).
Rif1;Rif2;Rif3.... sono da 1 a 254 intervalli o riferimenti
di area
sui quali si intende applicare il SUBTOTALE.
Nell'immagine di cui sopra la funzione SUBTOTALE utilizza il valore 9 che corrisponde all'operatore SOMMA.
Tabella valori delle Funzioni utilizzate da SUBTOTALE
Le Funzioni utilizzate da SUBTOTALE sono 11.
Il valore che va attribuito all'interno della
funzione va da 1 a 11 per includere i valori
nascosti e da 101 a 111 per escludere i valori nascosti.
:: NON bisogna confondere l'impostazione di un
FILTRO con il NASCONDERE una parte del foglio di lavoro.
I valori da 101 a 111 vanno applicati solo per le parti del foglio che sono state nascoste (non ai filtri).
Applicare la Funzione Subtotale a dati nascosti
Nell'esempio dell'immagine sotto raffigurata le righe dalla 7 alla 15, sono state
nascoste.
Impostare la Funzione SUBTOTALE con il
codice 9 produrrebbe lo stesso risultato
di applicare la Funzione SOMMA, poichè verrebbero conteggiati
anche i valori contenuti nelle righe nascoste.
Utilizzando il codice 109 invece il valore delle
celle nascoste non viene calcolato (vedi
immagine sottostante).
Dalla versione 2010 di Microsoft Excel è disponibile la Funzione AGGREGA che può essere considerata uno sviluppo della Funzione SUBTOTALE.
Considerazioni Conclusive
La funzione SUBTOTALE rappresenta uno strumento essenziale per chiunque lavori con dati in Excel. Permette di calcolare somme, medie, conteggi e altre operazioni, anche su dati filtrati o celle nascoste, offrendo risultati più precisi rispetto alle funzioni tradizionali.
Chi utilizza correttamente i parametri e combina SUBTOTALE con filtri o formule avanzate può gestire i fogli di calcolo in modo più efficiente, riducendo errori e risparmiando tempo.
È consigliabile testare i diversi codici funzione e verificare il comportamento sui dati nascosti per sfruttare al massimo le potenzialità di SUBTOTALE.
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