Word: creare un indice analitico

Significato dell'indice analitico

L'Indice Analitico non va assolutamente confuso con il Sommario (o indice dei contenuti).
L'Indice analitico infatti è un elenco in ordine alfabetico di tutta una serie di "voci" significative trattate o citate all'interno del documento e che rimandano alle parti di testo dove tale voce è presente.
Le voci (occorrenze) possono essere organizzate in ordine alfabetico oppure ordinate per specifici gruppi o per argomenti.
Le occorrenze che vengono citate in un indice analitico possono comprendere ad esempio: persone, autori, oggetti, luoghi, che l'autore del documento ha definito come rilevanti e importanti per le ricerche del lettore.
In Word creare un Indice analitico non è assolutamente difficile, e molte persone non conoscono questa interessante opportunità offerta dal programma di Microsoft.

:: Per un eventuale approfondimento del Sommario (indice dei contenuti) si rimanda a: Creare un sommario (indici dei contenuti) nei documenti Word

Gli Indici analitici di Word

La modalità di organizzazione degli Indici analitici di Word, al contrario del Sommario, non utilizza lo strumento degli Stili ma uno specifico gruppo di pulsanti Indice presente nella scheda Riferimenti.
In questo gruppo pulsanti sono disponibili gli strumenti per definire, organizzare ed aggiornare un Indice analitico.

Come organizzare un Indice analitico in Word

Con Word è possibile creare degli indici analitici anche molto complessi in maniera semplice e automatica. Per procedere nell'organizzazione di un Indice analitico verrà preso come esempio una pubblicazione scientifica rispetto alla quale si vuole crea un elenco di nomi di specie e di autori di pubblicazioni.
:: All'interno di un testo, un Indice analitico risulta particolarmente utile se rappresenta una vera e propria mappa organizzata dei contenuti, compresi i riferimenti incrociati.
Ovviamente L'indice analitico non può essere un improvvisato e casuale elenco di parole o riferimenti a frasi di testo.

Inserire una voce di Indice analitico

Per inserire una voce nell'indice analitico di Word, come prima azione bisogna individuare e selezionare la parola nel testo.
Una volta selezionata nella scheda Riferimenti, gruppo pulsanti Indici, fare clic sul pulsante Segna voce.
A seguito di questa azione viene aperta la finestra di dialogo Segna voce di indice analitico (di seguito dettagliatamente illustrata).
La parola selezionata nel documento verrà automaticamente inserita nel campo Voce principale.
:: Per attivare la finestra di dialogo Segna voce di indice analitico, è anche possibile ricorrere al comando da tastiera Alt+Shift+X

La finestra di dialogo: Segna voce di indice analitico

La finestra di dialogo Segna voce di indice analitico (vedi immagine sottostante) contiene alcune importanti opzioni:

[1] Voce principale e Voce secondaria. Non sempre si deve creare un semplice elenco alfabetico delle voci, ma in alcuni casi potrebbe tornare utile creare dei raggruppamenti con delle voci di secondo livello.
Il risultato della definizione di una voce secondaria permette di creare la struttura raffigurata nella successiva immagine. Ovviamente le voci vanno gerarchicamente inserire nei campi.
:: Nell'esempio sottostante "Eumenidae" era stata contrassegnata come Voce principale e le altre occorrenze sono state inserite come Voce secondaria.

[2] Riferimento incrociato. Il riferimento incrociato torna utile per gestire ad esempio un sinonimo o comunque una voce il cui riepilogo e ricerca venga rimandato sotto voce diversa.  Una voce trattata in questo modo nell'indice analitico comparirà la scritta “Vedi (nome voce)”
In questo caso dopo aver inserito l'occorrenza nel campo principale, basta selezionare Riferimento incrociato ed inserire la voce alla quale si vuole rimandare. Il campo Rifermento incrociato propone già la scritta "vedi...." che volendo può essere rimossa.
Nell'esempio sottostante alcuni stati australiani sono stati rimandi alla voce principale Australia.

[3] [4] Pagina corrente e Intervallo pagine. In questo caso è possibile prendere come riferimento la sola pagina del documento o un definito intervallo.
Qualora si volesse creare un indice analitico riferito solo ad una parte del documento bisogna creare un segnalibro per l'area di riferimento.
Per organizzare un segnalibro in un documento di Word è necessario come prima azione selezionare le pagine rispetto le quali si vuole limitare la ricerca, Successivamente nel gruppo pulsanti Collegamenti della scheda Inserisci fare clic sul pulsante Segnalibro.
Nella omonima finestra di dialogo inserire il nome che si vuole assegnare al segnalibro e confermare cliccando sul pulsante Aggiungi.
Il nome del segnalibro andrà successivamente inserito alla voce [5] intervallo pagine della finestra di dialogo Segna voce di indice analitico.

[6] Grassetto corsivo. Per modificare la formattazione dei numeri di pagina che verranno riepilogati nell'Indice analitico sono disponibili le caselle Grassetto e Corsivo.

[7] Segna, Segna tutto. Ultima opzione ma molto importante.
Se si desidera che Word ricerchi e contrassegni tutte le occorrenze presenti nell'intero documento e pertanto che tutte le posizioni di pagina vengano riportate nell'indice analitico cliccare su Segna tutto, viceversa, se si vuole che nell’indice compaia solo la voce selezionata cliccare su Segna.

Non esiste un pulsante OK di conferma e chiusura finestra, in quanto una volta cliccato su Segna o Segna tutto l'operazione di inserimento viene effettuata.
La finestra di dialogo Segna voce indice analitico può infatti rimanere aperta per permettere di contrassegnare altre voci da includere nell'indicizzazione.
Per Proseguire nell'indicizzazione basta selezionare una nuova voce nel documento e successivamente cliccare nel campo: voce principale.

visualizzazione delle voce contrassegnate nel documento Word

Una volta selezionata una voce e aggiunta nell'indice analitico, il documento di Word passa automaticamente nella modalità visualizzazione mostra tutto.
Nell'immagine sottostante è possibile vedere come nel testo (una volta attiva l'opzione mostra tutto) vengono trattate le voci inserite nell'indice.
Esempio: Australia{XE "Australia"}. La voce inserita fra parentesi graffa, indica cosa comparirà nell'indice.
Viceversa  {XE "Eumenidae: Odynerus"} indica una Voce principale "Eumenidae"e una Voce secondaria "Odynerus".
Cliccando sul pulsante Mostra/Nascondi tutte le informazioni fra parentesi graffe non saranno più visibili nel documento.
Le informazioni inserite fra parentesi graffe ovviamente non vengono stampate.

Inserire l'indice analitico nel documento

Una volta completato l'inserimento di tutte le occorrenze che si vogliono riepilogare nell'indice analitico è possibile passare alla fase di inserimento dell'indice nel documento (normalmente viene organizzato alla fine del documento).

Definito il punto di inserimento. Nel gruppo pulsanti Indice della scheda Riferimenti fare clic sul pulsante Inserisci indice.
Una volta cliccato sul pulsante viene proposta l'omonima finestra di dialogo, nella quale è possibile scegliere fra alcune impostazioni di layout: Numero di colonne, Rientrato; Lingua e allineamento a sinistra o a destra dei numeri delle pagine.

Nell'esempio proposto nella sottostante immagine, a livello di indice sono state definite delle voci principali e secondarie.
Nell'impostazione del layout dell'indice è stata scelta la struttura rientrata e con l'elenco delle voci su due colonne.
In basso a destra nell'immagine è possibile prendere ulteriore visione di come l'indice gestisce gli eventuali Riferimenti incrociati.

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