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Applicare le proprietà avanzate dei Filtri di Excel

Le funzionalità Avanzate dei Filtri di Excel offrono delle interessanti opportunità che non sono disponibili nei Filtri automatici (i classici filtri di Excel presenti sulla riga di intestazione delle tabelle).
I Filtri avanzati rappresentano delle vere e proprie query che permettono di definire dei criteri di selezione molto articolati consentendo anche di estrarre i risultati in una nuova tabella. Le funzionalità Avanzate dei Filtri permettono inoltre di creare elenchi di elementi univoci, escludendo pertanto eventuali valori duplicati presenti nell'archivio.

I Filtri avanzati sono disponibili in tutte le versioni di Excel a partire dalla 2003.

Confronto fra Filtri Automatici ed Avanzati

I Filtri automatici di Excel si applicano automaticamente ad una tabella cliccando un pulsante presenta sulla scheda Dati e rendendoli immediatamente disponibili nelle intestazioni delle colonne. Viceversa, il Filtro avanzato non è una funzionalità integrata nella tabella, e viene impostato attraverso la descrizione dei criteri sul Foglio di lavoro e la compilazione di una finestra di dialogo che ne definisce le impostazioni.
Il Filtro avanzato pertanto non è una funzionalità che viene applicata automaticamente poiché non prevede delle impostazioni predefinite.

Il Filtro automatico consente di selezionare i dati con un massimo di 2 criteri e permette di applicare il connettivo logico OR solo su valori presenti all'interno della stessa colonna (non su colonne diverse).
Con un Filtro avanzato è invece possibile definire delle condizioni di tipo OR tra le colonne e impostare anche più di due criteri.

I Filtri avanzati di Excel: contenuti

Nella presente sezione vengono illustrate le Funzionalità dei Filtri avanzati di Excel e spiegato come utilizzarli per individuare record che soddisfano uno o più criteri anche complessi.

[1] - Filtri avanzati - elementi introduttivi
[2] - Filtro avanzato impostazione dei criteri
[3] - Applicare un Filtro avanzato
[4] - Applicare gli operatori di confronto
[5] - Applicare i caratteri jolly nei criteri dei Filtri
[6] - Come portare i risultati di un Filtro avanzato su un nuovo Foglio di lavoro
[7] - Come estrarre solo specifiche colonne dal set di dati
[8] - Introduzione alla Funzione Filtro (solo Office 365)

Filtri avanzati di Excel: Elementi introduttivi

La definizione dei criteri con i quali si intende filtrare l'archivio, devono essere descritti in una parte del Foglio di lavoro distaccata dall'area dati della tabella.
Per impostare un Filtro avanzato è necessario riportare correttamente in una area del foglio di lavoro le intestazioni dei campi (esattamente scritti come nella tabella).
Una volta riepilogate le intestazioni, nelle celle sottostanti sarà possibile definire i criteri del Filtro.
CONSIGLIO. Per evitare errori nel descrivere l'esatta intestazione di un campo è consigliabile copiare e incollare la riga di intestazione della tabella.

Quale esempio di impostazione di un Filtro avanzato verrà utilizzata la sottostante tabella nella quale sono presenti 5 campi: Data, Venditore, Regione, Settore e Fatturato.

Filtri avanzati di Excel, impostazione dei criteri

Filtro avanzato: impostazione dei criteri

Per impostare un Filtro avanzato è necessario definire le condizioni (criteri), in un'area di celle del foglio di lavoro separate dall'archivio dei dati.
L'intervallo di criteri può risiedere in qualsiasi parte del foglio. Risulta comodo posizionarlo in alto e separarlo dalla tabella archivio con una o più colonne  vuote.

Regole nell'impostazione di un criterio

(1) L'intervallo dei criteri deve descrivere le intestazioni di colonna esattamente come sono scritte nella tabella/intervallo-dati che si desidera filtrare
(2) I criteri elencati sulla stessa riga sono fra loro correlati con il connettivo logico di congiunzione AND
(3) I criteri definiti su righe diverse sono fra loro correlati con il connettivo logico di disgiunzione OR 

Esempio 1 (vedi immagine di cui sopra)
Si vogliono filtrare dal data set tutti i record del venditori Rossi relativi alla Regione Veneto.
Per collegare fra di loro i criteri con il connettivo logico AND (veri entrambi) i criteri nell'area G2:H3 devono essere descritti sulla stessa riga.

Esempio 2 (vedi immagine di cui sopra)
Si vogliono filtrare dal data set tutti i record del venditore Rossi (qualsiasi Regione) e del Veneto (qualsiasi Venditore).  In questo caso i criteri sono espressi nell'area G6:H8.
Per collegare fra di loro i due criteri con il connettivo logico OR devono essere descritti su due differenti righe.

Ulteriore esempio di impostazione dei criteri

Nell'immagine sottostante viene proposto un criterio più complesso e articolato. L'immagine rappresenta un criterio che definisce la restituzione di tutti i record relativi a:  Rossi (solo Veneto); Bianchi (solo Lombardia) e infine Verdi (qualsiasi regione).

Applicare un Filtro avanzato

Per accedere allo strumento Filtri avanzati di Excel, nella scheda Dati, gruppo pulsanti Ordina e Filtra, cliccare su Avanzate.

Applicare un Filtro avanzato di Excel 

Una volta cliccato sul pulsante Avanzate viene proposta l'omonima finestra di dialogo nella quale sarà possibile definire le impostazioni: Azione; Intervallo elenco; Intervallo criteri; Copia in e Copia univoca dei record. (vedi immagine).

Applicare un Filtro avanzato di Excel: impostare i criteri

(1) Azione. scegliere se filtrare l'elenco sul posto o copiare i risultati in un'altra posizione.
Selezionando "Filtra l'elenco sul posto" verranno nascoste le righe che non corrispondono ai criteri (esattamente come nei Filtri automatici). Scegliendo "Copia i risultati in un'altra posizione" bisogna successivamente indicare la cella a partire dalla quale si desidera destinare i record filtrati.
(2)  Intervallo elenco. Definisce l'intervallo di celle dell'archivio da filtrare, è fondamentale che le intestazioni delle colonne della tabella siano incluse.
Se si seleziona una cella qualsiasi della tabella prima di fare clic sul pulsante Avanzate, Excel individuerà automaticamente l'intero intervallo dati della tabella.
(3) Intervallo criteri. È l'intervallo di celle in cui sono descritti i criteri (anche in questo caso è fondamentale comprendere l'intestazione).
(4) Copia in. L'opzione risulta attiva se precedentemente è stato selezionato Copia in un'altra posizione. In questo campo bisogna indicare a partire da quale cella devono essere destinati i dati filtrati.
(5) La checkbox Copia univoca dei record, consente di riepilogare nei risultati soltanto record univoci (in questo modo non verranno visualizzati eventuali valori duplicati).

Risultato dell'applicazione di un Filtro avanzato

Il risultato dell'applicazione di un Filtro avanzato è la restituzione di una nuova tabella che contiene solo i dati coerenti con il criterio impostato. (vedi immagine sottostante).

Applicare un Filtro avanzato di Excel: risultato estrazione dati

Filtrare l'elenco sul posto 

Qualora non fosse stata individuata una destinazione dei risultati su una specifica parte del foglio di lavoro, i Filtri avanzati si comportano esattamente come i Filtri automatici nascondendo momentaneamente i dati non coerenti con i criteri impostati.

Il risultato di questa impostazione è verificabile nella sottostante immagine.
OSSERVAZIONE. Excel per notificare che alcuni record  sono stati nascosti dall'azione del Filtro, colora di blu le intestazioni delle righe.
Per cancellare l'azione del Filtro avanzato e ritornare alla completa visualizzazione della tabella, nella scheda Dati, gruppo pulsanti Ordina e filtra cliccare su Cancella.

Filtri Avanzati di Excel - Cancella risultati 

Applicare gli operatori di confronto ai Filtri avanzati di Excel

Nei criteri dei Filtri avanzati è possibile confrontare valori numerici e testuali, utilizzando gli operatori di confronto.

=  uguale a
> maggiore di
>= maggiore uguale a
< minore di
<= minore uguale a
<> diverso da

Questi operatori logici sono applicabili sia a valori numerici (date incluse), sia a valori testuali.
Esempio. Se in un elenco di cognomi venisse impostato il criterio >=Lav  verrebbero visualizzati tutti i nominativi che alfabeticamente sono successivi a questa stringa.

Applicare ai Filtri avanzati i caratteri jolly

Per filtrare i valori testuali rispetto ad una parziale corrispondenza del criterio, nell'impostazione del Filtro avanzato è possibile applicare i caratteri jolly.
I caratteri Jolly disponibili sono i seguenti:
Punto interrogativo (?) per definire la necessaria presenza di un qualsiasi singolo carattere.
Asterisco (*) per abbinare qualsiasi successiva stringa di caratteri.
Tilde (~) seguito da *, ? o ~ per filtrare valori che contengono un vero punto interrogativo, un asterisco o una tilde. In poche parole la Tilde serve per fare riconoscere ad Excel il punto interrogativo, l'asterisco e la tilde stessa, come semplici caratteri da ricercare (eventualmente presenti in una stringa) e NON essere interpretati come caratteri Jolly.

Nella sottostante tabella vengono proposti alcuni esempi di applicazione dei caratteri Jolly.
Per un ulteriore approfondimento nell'utilizzo di queste impostazioni si rimanda a: Applicare i caratteri jolly nei Filtri e nelle Funzioni di Excel

Impostazione Filtri avanzati di Excel: applicare i caratteri Jolly 

Come portare i risultati di un Filtro avanzato su un nuovo foglio di lavoro

Nell'impostazione di un Filtro avanzato può tornare molto utile indirizzare il risultato su un'altro foglio di lavoro.
Se nella finestra di dialogo del Filtro avanzato è stata seleziona l'opzione Copia in un'altra posizione, e nel successivo campo Copia in: si indica un indirizzo di celle di un altro Foglio di lavoro, viene restituito il messaggio di errore: "E' possibile copiare i dati filtrati solo sul foglio attivo".
Per effettuare questa operazione è sufficiente avviare l'impostazione di un Filtro avanzato direttamente sul Foglio di lavoro di destinazione rendendolo in questo modo un foglio di lavoro attivo.

Esempio. Se la tabella contenente il set di dati si trovasse sul Foglio1, basta passare sul foglio di destinazione e cliccare sul pulsante Avanzate della scheda dati. A questo punto, per selezionare l'intervello elenco, basterà tornare sul Foglio1 mentre i criteri è indifferente che siano descritti nel Foglio1 o su quello di destinazione.
L'azione impostata sarà ovviamente Copia in un'altra posizione, mentre la destinazione del Copia in sarà individuata sul secondo foglio di lavoro.

Filtri avanzati di Excel: come estrarre solo specifiche colonne

Funzionalità molto interessante e facile da applicare. Si Ipotizzi di disporre di una tabella con molti campi, ma si vogliono estrarre solamente i dati di alcune colonne.

Esempio. Della tabella presente nell'immagine sottostante si vogliono estrarre le informazioni di "Rossi" and "Veneto" per le sole tre colonne: Venditore, Regione e Fatturato

Per effettuare questo tipo di selezione basta descrivere sul foglio le intestazione dei campi che si vogliono estrarre. (nell'esempio di cui sotto nell'intervallo J2:L2).
Per procedere con l'estrazione di solo questi campi, nella casella Copia in immettere il riferimento alle etichette di colonna inserite nell'intervallo J2:L2 e fare clic su OK.

Filtri avanzati di Excel: come estrarre solo specifiche colonne

Effettuare una successiva nuova estrazione di dati.

Qualora venissero modificati i dati nell'archivio di origine, oppure se si decidesse di modificare i criteri, non è possibile aggiornare il risultato di un precedente Filtro avanzato, ma bisogna procedere con una nuova estrazione.

Introduzione alla Funzione Filtro (solo Office 365)

La Funzione FILTRO di Excel è una Funzione di matrice dinamica che consente, attraverso l'impostazione di specifici criteri, di Filtrare un set di dati ed ottenerne l'estrazione del risultato all'interno di una nuova matrice che si espanderà nel Foglio di lavoro.

La restituzione dei dati fornita dalla Funzione FILTRO come risultato è molto simile all'applicazione di un Filtro avanzato.

Per approfondire questa importante Funzione si rimanda a: Matrici Dinamiche: La Funzione FILTRO di Excel

Nella sottostante immagine viene proposta l'impostazione della Funzione FILTRO La sintassi della Funzione FILTRO è la seguente
=FILTRO(matrice; includi; [se_vuoto])

Introduzione alla Funzione Filtro (solo Office 365)

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[Valter Borsato: Ottobre - 2015 | Completa Revisione dell'articolo 05/02/2022]