Come stampare un Foglio Excel
L'ambiente di lavoro di Excel non è certo progettato per adattarsi
perfettamente a dei fogli
di stampa, si tratta infatti di una griglia di vaste dimensioni studiata e creata per
soddisfare l'imputazione di grandi quantità di informazioni e ottimizzata per la
visualizzazione sullo schermo.
Pur vivendo in un mondo digitale nasce comunque la necessità di effettuare delle
stampe, ma non sempre risulta facile adattare ad un report di stampa grafici e
tabelle presenti nei Fogli di lavoro.
In questo articolo vengono considerate 12
significative azioni
per ottimizzare e semplificare il processo di stampa, partendo dagli
aspetti organizzativi del Foglio di lavoro, per finire con le opzioni presenti nell'impostazione pagina di Excel.
Gli argomenti trattati in questo tutorial sono i seguenti:
[01] - Ottimizzare e ridurre la larghezza delle colonne del Foglio di lavoro
[02] - Utilizzare l'anteprima di stampa e lavorare in visualizzazione Pagine e
Layout
[03] - Impostare la pagina di stampa contemporaneamente per più fogli di lavoro
[04] - Adattare il documento a una o più pagine di altezza e larghezza
[05] - Stampare la tabella al centro del foglio e definire i margini
[06] - Stampare l'intestazione di righe o colonne su tutte le pagine
[07] - Inserire e gestire le interruzioni di pagina
[08] - Stampare correttamente note e commenti
[09] - Non stampare i codici di errore presenti sul Foglio Excel
[10] - Come stampare un'area selezionata, uno o più fogli, oppure l'intera cartella
di lavoro
[11] - Stampare Formule e Funzioni presenti sul Foglio di Lavoro
[12] - Stampa su file, ovvero salvare l'output di stampa su un file
pdf per un successivo utilizzo
::
Contrariamente ad altre sezioni del sito questo articolo risulta insolitamente
lungo, ma si è giudicato poco conveniente dividerlo in più parti in quanto si
sarebbe persa una visione completa dell'argomento.
[1] - Ottimizzare e ridurre la larghezza delle colonne del Foglio di lavoro
Partiamo da questa operazione molto spesso ignorata.
Il primo
passo significativo per arrivare ad ottimizzare un processo di stampa in Excel è quello di
ridurre il più possibile la larghezza delle colonne presenti nel Foglio di lavoro.
La prima operazione che va effettuata in preparazione di una stampa è ottimizzare la larghezza della colonna
rispetto ai dati presenti.
Per procedere con questa operazione portare il puntatore del mouse nel punto di
confine fra l'intestazione di due colonne (dove sono presenti le lettere dell'alfabeto).
Fare un doppio clic con il pulsante sinistro del mouse quando il puntatore si trasformerà in una
piccola barra verticale con due frecce orizzontali (vedi immagine
sottostante).
A seguito di questa
operazione la colonna verrà perfettamente adattata alla larghezza del suo
contenuto.
Prima di procedere con l'ottimizzazione delle colonne (operazioni che potrebbe essere
effettuata contemporaneamente anche su più colonne selezionate) è importante
verificare anche la lunghezza del testo inserito nelle intestazioni della tabella.
Molto spesso la lunghezza del titolo di una cella diventa essa
stessa il fattore limitante alla possibilità di ridurre la larghezza della
colonna. In questi casi è interessante ricorrere alle opzioni di
Testo a
capo presenti nella scheda principale Home gruppo pulsanti
Allineamento.
Per quanto concerne le intestazioni delle tabelle nella scheda Allineamento
esiste una possibilità
alternativa al testo a capo ed è quella di organizzare verticalmente i titoli della
tabella.
Una ulteriore opportunità per ridurre le dimensioni delle colonne può essere quella di applicare l'opzione Riduci e adatta
presente nella scheda Allineamento della finestra di dialogo
Formato celle.
Una volta attivata questa opzione, restringendo la larghezza della colonna il testo
contenuto in essa verrà automaticamente ridotto a dimensioni via via più piccole.
Per un approfondimento su queste operazioni si rimanda al tutorial:
Portare il testo a capo e allineare le celle del Foglio di Lavoro di Excel
[2] - Utilizzare l'anteprima di stampa e lavorare in visualizzazione Pagine e Layout
In Excel consultare l'anteprima di stampa del foglio
di lavoro è una operazione assolutamente fondamentale per organizzare
al meglio il processo di stampa ed evitare di inviare alla stampante molti fogli difficilmente
leggibili.
Per visualizzare la finestra di dialogo con l'anteprima di stampa e le opzioni di Stampa, fare clic
su File per accedere al Backstage di Excel e successivamente cliccare su
Stampa.
:: Scorciatoia! E' possibile accedere velocemente al backstage di
Excel e all'Anteprima di stampa con il comando CTRL
+ F2
Una volta passati nel backstage di Excel, selezionando nella colonna a sinistra
l'opzione Stampa, verranno visualizzate una serie di
impostazioni.
Alla fine delle impostazioni è presente un collegamento per aprire il menu
Imposta pagina (immagine sottostante
[2]) le cui principali opzioni sono trattate nei successivi punti.
A
destra delle opzioni è visualizzata l'Anteprima di stampa del documento.
In basso a destra dell'Anteprima di stampa sono presenti due pulsanti spesso
poco conosciuti e poco applicati: Mostra margini e Zoom.
Il pulsante Mostra margini
(immagine sottostante [3]), permette di visualizzare nell'anteprima di stampa i tratteggi dei
margini e poterli modificare direttamente con una operazione di trascinamento.
Oltre ai margini, nella parte superiore del foglio, sono presenti dei piccoli quadratini neri
che permettono di allargare o stringere le colonne.
Il pulsante Zoom,
permette di ingrandire la visualizzazione dell'anteprima di stampa.
È inoltre possibile ingrandire l'anteprima applicando il comune comando CTRL +
rotellina del mouse per regolare l'ingrandimento.
Per tornare alle dimensioni originali, fare clic sul pulsante Zoom
presente nell'angolo inferiore destro della finestra di dialogo.
:: CONSIGLIO: prima di mandare in stampa qualsiasi Foglio di Excel o parte di esso, è conveniente controllare nella parte inferiore dell'anteprima di stampa il numero delle pagine che verranno complessivamente stampate.
Passare dalla visualizzazione Normale a quella di Layout pagina o Interruzione pagina
Una seconda opportunità per poter prendere visione di una Anteprima
di stampa del
documento è passare dalla visualizzazione Normale [1] del
documento alla visualizzazione Layout di pagina [2] oppure
Interruzione di
pagina [3].
Per accedere a queste impostazioni sono disponibili i pulsanti in basso a
destra nei Foglio di lavori di Excel.
Entrambe queste visualizzazioni permettono di prendere visione con molta
facilità di quante pagine verranno coinvolte nel processo di stampa.
A supporto di
questa visualizzazione è possibile impostare uno zoom basso per poter
visionare molte pagine affiancate.
Nella immagine sotto sottostante: [1] = Visualizzazione normale;
[2] = Pagina e Layout; [3] = Interruzione di
pagina; [4] = Slitta dello Zoom di pagina
[3] - Impostare la pagina di stampa contemporaneamente per più fogli di lavoro
Qualora la Cartella di lavoro (File di Excel) avesse al suo interno
diversi Fogli
di lavoro uguali o molto simili per dimensione e quantità di dati, potrebbe
risultare molto comodo poter definire contemporaneamente per tutti i Fogli di
lavoro o parte di essi l'Impostazione della pagina di stampa.
Per selezionare tutti i Fogli della cartella di lavoro di Excel, Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione
di un Foglio qualsiasi e quindi scegliere l'opzione Seleziona tutti i fogli
(vedi successiva immagine).
È possibile selezionare anche un numero limitato di fogli
scegliendoli con un clic del mouse tenendo schiacciato il pulsante CTRL.
Una volta selezionati una parte dei Fogli o tutti i Fogli di lavoro sarà
possibile
definire contemporaneamente le impostazioni di pagina.
[4] - Adattare il documento a una o più pagine di altezza e larghezza
Passiamo ora a trattare le principali opzioni che possono
essere stabilite nell'imposta pagina di Excel.
In primo luogo, per accedere all'imposta pagina, è possibile utilizzare il link nel backstage di Excel (per accedere
al backstage cliccare su File, barra multifunzione).
In alternativa al link, per accedere alla finestra di dialogo Imposta pagina, nella scheda layout gruppo pulsanti
Imposta pagina fare
clic sul piccolo pulsante in basso a destra (vedi immagine sottostante).
Una volta aperta la finestra di dialogo Imposta pagina nella prima scheda Pagina, oltre all'intuibile opzione sull'orientamento del foglio, viene messa a disposizione l'impostazione delle Proporzioni che consente di ridurre il Foglio di lavoro in modo che si adatti ad uno specifico numero di fogli di altezza e larghezza.
Lavorando sui pulsanti Adatta a: presenti
nelle Proporzioni, non bisogna eccedere nel tentativo di ridurre a poche pagine
o ad una sola pagina la stampa.
Qualora si volessero forzare queste riduzioni è
consigliabile prima di stampare il documento prendere visione dello zoom
di stampa che verrà applicato.
Per fare questo, una volta impostata la proporzione e conferma la
scelta con OK, nella scheda Layout gruppo pulsanti Adatta alla pagina verificare
nella cella il dato relativo allo zoom di Proporzioni.
:: Consiglio: applicando un font di scrittura Calibri di 11 punti di stampa non è conveniente scendere con
lo zoom al disotto di un 75%.
[5] - Stampare la tabella al centro del foglio e definire i margini
Qualora le dimensioni della tabella non fossero tali da
rendere necessaria la stampa su più fogli, anzichè stampare in alto a
sinistra nel pagina può essere più elegante centrare la stampa.
L'impaginazione centrata risulta oltremodo più ordinata qualora dovessero essere presenti
intestazioni o piè di pagina.
Per stampare una tabella al centro di un foglio
nella scheda Margini della finestra di dialogo Imposta pagina selezionare le due
opzioni Allinea al centro della pagina: Orizzontalmente e Verticalmente.
Sempre nella scheda Margini della finestra di dialogo Imposta pagina è possibile procedere all'impostazione dei margini del
foglio di stampa.
Per quanto riguarda la distanza del margine destro e sinistro
dal bordo del foglio, se
la pagina non è destinata ad essere rilegata con altri documenti si può ridurre
la distanza del margine di stampa dal bordo del foglio (per impostazione di 1,8 cm) e
definirla a
circa 1 cm.
Questa riduzione, che a prima vista potrebbe sembrare poco
significativa, permette di recuperare circa 2 cm di stampa (che dal punto di
vista pratico equivale alla larghezza media di una colonna di una tabella).
Discorso
diverso invece per il margini superiore e inferiore della pagina, nella cui
separazione dal bordo del foglio
possono essere inseriti elementi come intestazioni, piè di pagina e numeri di pagina.
Nel caso dell'impostazione della distanza del margine dal bordo superiore e inferiore del
foglio, è
sconsigliabile ridurre le impostazioni proposte dal
programma come predefinite.
[6] - Stampare l'intestazione di righe o colonne su tutte le pagine
Quando una tabella ha una larghezza o una lunghezza maggiore di
un foglio di stampa, si presenta il problema delle intestazioni di riga o di
colonna che sono disponibili solo sulla stampa della
prima pagina.
L'opzione Stampa titoli consente di inserire le
intestazioni di colonna e riga su ogni pagina stampata, il che renderà molto più
semplice la lettura del
documento.
Per impostare la stampa della prima riga
o della prima colonna di una tabella in tutti i Fogli di lavoro, nella
finestra di dialogo Imposta pagina scheda Foglio inserire i riferimenti delle
Righe da ripetere in alto (esempio:
$A$1:$L$1) oppure i riferimenti delle Colonne da ripetere a sinistra (esempio: $A$1:$A$50).
Questa impostazione permetterà di replicare la riga del titolo o la prima
colonna di una tabella in tutte le pagine di stampa.
Nella scheda Foglio della finestra di dialogo Imposta pagina è altresì
disponibile la definizione di una specifica Area di stampa.
[7] - Inserire e gestire le interruzioni di pagina
Mentre i documenti di testo sono organizzati all'interno di pagine progettate per essere
facilmente stampate, i Fogli di Excel non si adattano facilmente alla
riproduzione su pagine di stampa.
Qualora nel Foglio di lavoro fossero presenti più tabelle, o
comunque distinti intervalli di valori, una strategia che può facilitare
l'organizzazione della stampa è quella di ricorrere all'inserimento di
interruzioni di pagina per poter allineare una successiva tabella con l'inizio
di nuovo
foglio di stampa.
Per inserire una interruzione di pagina, nella scheda Layout di pagina, gruppo
pulsanti Imposta pagina fare clic su Interruzioni.
Se viene selezionata una riga
l'interruzione viene inserita sopra alla riga selezionata o a sinistra della
colonna selezionata.
Riposizionandosi con le medesime modalità è possibile rimuovere l'interruzione.
[8] - Stampare correttamente note e commenti
Le note e i commenti eventualmente inseriti sul Foglio di
lavoro, possono rappresentare una presenza "ingombrante" se si dovesse considerare
di stamparli esattamente come compaiono sulla griglia.
Nella scheda Foglio dell'Imposta pagina di Excel è disponibile l'opzione
Commenti e note che permette due diverse impostazioni di visualizzazioni:
Alla fine del foglio e Come visualizzato sul Foglio di
lavoro (questa opzione e valida solo per le
note).
Qualora si scegliesse di stampare note e commenti alla fine del documento,
viene creata
un'ultima pagina di stampa nella quale viene riportato il riferimento alla cella
della griglia e il commento in essa contenuto.
Con questo tipo di impostazione,
soprattutto se il documento è di grandi dimensioni, risulta quasi impossibile
intuire a quale cella della griglia fa riferimento una specifica nota o commento, poichè una
normale
stampa non prevede di visualizzare le intestazioni alfanumeriche delle righe e
delle colonne.
Per ovviare a questo problema, sempre nella scheda Foglio
dell'imposta pagina, è consigliabile selezionare l'opzione intestazione di
righe e colonne.
La stampa delle intestazioni di righe e colonne permetterà di
individuare facilmente le celle a cui fanno riferimento le note riepilogate alla
fine documento.
::
Attenzione. Relativamente alle note e commenti di Excel si è creata un po' di
confusione.
Con la versione 365, quelli che erano i vecchi Commenti di Excel
sono stati sviluppati in un nuovo strumento che permette di creare una cronologia di
discussione fra più utenti. Quelli che erano i vecchi commenti (sensu versioni
precedenti 2019) sono stati rinominati in Note.
Per un approfondimento sui commenti e le Note di Excel si rimanda a:
Inserire note e commenti nel foglio di lavoro di Excel
[9] - Non stampare i codici di errore presenti sul Foglio Excel
Una ulteriore opportunità offerta dall'impostazione pagina è quella di
non
stampare i codici di errore presenti sul Foglio di lavoro di Excel. Nella scheda
Foglio dell'Imposta pagina è presente l'opzione
Errori cella come. Per
impostazione predefinita i codici di errore del programma vengono stampati nello
stesso modo in cui sono visualizzati sulla griglia.
In questo campo di impostazione è possibile definire di non stampare i codici di errore <vuoto>
oppure stampare un doppio segno meno.
Per un approfondimento sulla gestione dei codici di errore presenti su un Foglio
di lavoro si rimanda a:
Gestire il codice di errore #N/D
[10] - Come stampare un'area selezionata, uno o più Fogli, oppure l'intera Cartella di lavoro
Per stampare uno o più fogli basta selezionare i Fogli di lavoro e nel backstage di Excel scegliere il pulsante stampa.
:: È possibile accedere
direttamente alle opzioni di stampa del backstage con il comando da tastiera CTRL + P.
Se fosse necessario stampare una parte del Foglio di lavoro, ad esempio un
tabella, selezionare l'area interessata e
successivamente sempre nel backstage di Excel scegliere Stampa e nelle
impostazioni individuare l'opzione Stampa selezione (vedi immagine sottostante).
Qualora si dovessero selezionare celle o intervalli di dati non adiacenti tenere
premuto CTRL durante la selezione.
Processo analogo se fosse necessario stampare l'intera cartella di lavoro.
Anzichè selezionare tutti Fogli, nelle opzioni è possibile individuare
l'impostazione Stampa intera cartella di lavoro.
[11] - Stampare Formule e Funzioni presenti sul Foglio di Lavoro
Una ulteriore opportunità, che potrebbe tornare utile durante un processo di
studio o di sviluppo di un Foglio di lavoro, è quella di stampare le Formule e
Funzioni inserire nella griglia di Excel.
Per ottenere questo, nella scheda
Formule gruppo pulsanti Verifica formule. fare clic sul pulsante
Mostra formule.
Si tratta di un pulsante interruttore (accesso - spento) per nascondere le formule
basterà fare un successivo clic per deselezionare l'opzione.
Una volta visualizzata la Formula sul Foglio di lavoro è possibile procedere con
la stampa del documento.
[12] - Stampa su file, ovvero salvare l'output di stampa su un file Pdf per un successivo utilizzo
Excel offre la possibilità di stampare su file un documento.
Dopo aver impostato
tutte le opzioni di stampa (margini, orientamento etc.,) è possibile salvare
l'output di stampa in un documento in formato PDF.
Il vantaggio di questa
operazione è che se si rendesse necessario stampare ulteriori copie del file,
sarà sufficiente mandare in stampa il pdf.
Per stampare un Foglio di lavoro di Excel su file, in primo luogo configurare le
impostazioni e poi passare nel backstage e impostare stampa.
Nella finestra di dialogo dell'Anteprima di stampa fare clic sul pulsante
Stampante e scegliere l'opzione Microsoft print to pdf e successivamente fare
clic sul pulsante Stampa.
A seguito di questa operazione si aprirà la finestra di dialogo Salva output di
stampa con nome nella quale si potrà scegliere in quale cartella di sistema
salvare il file.
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[Valter Borsato: ottobre - 2012 | Ultimo aggiornamento 24/05/2023]